Oslo kommune gjør det. Lørenskog kommune gjør det. Skedsmo kommune gjør det. 61 av Danmarks 98 kommuner gjør det.
Hva da?
De avholder utvalgs- og kommunestyremøter uten å belemre politikerne med masse papir.
Hvordan?
De tyr til tjenesten eDagsorden fra et dansk utviklingsselskap, Ditmer.
Digi.no treffer salgsansvarlig i Ditmer, Anders Juul.
– Politiske møter er like over hele verden. Administrasjonen samler materiell og publiserer det til politikerne. Mange politikere krever å få ting på papir, fordi kommunen ikke har funnet fram til en hensiktsmessig digital måte å ordne seg på.
Juul beskriver tiden «før eDagsorden» slik:
– Dagsorden kommer på e-post, med filvedlegg og kanskje kommentarer fra andre politikere. Man åpner vedleggene og gjør egne kommentarer. Så kommer en rettelse til dagsorden med nye, oppdaterte vedlegg. De første kommentarene til saksdokumentene er nå borte, og man må holde orden på nye og gamle versjoner.
E-post duger ikke til følsomme dokumenter, der offentligheten ikke skal gis innsyn. Det er alltid fare for at man sender til feil adresse, og det er risiko for at uvedkommende får innsyn på andre måter.
Tiden «etter eDagsorden», derimot:
– eDagsorden er et lukket system. E-post brukes bare for å varsle styre- og utvalgsmedlemmer at det er kommet en ny dagsorden. Dagsorden publiseres i systemet. Ved hvert punkt publiserer administrasjonen saksdokumentene med vedlegg. Kommentarer til saksdokumentene gjøres synlige for andre i den grad politikeren eller utvalgsmedlemmet selv ønsker det. Kommentarer som man ønsker å dele, gjøres straks synlig for andre. I praksis innebærer det at man har en innebygget «chat» om flere skulle være online samtidig.
Løsningen kan håndteres i enhver nettleser. Til iPad-brukere er det en egen applikasjon. I danske kommunestyrer er oppfatningen at de nå har et system der iPad erstatter papir.
– Løsningen knyttes til kommunens saksbehandlingssystem. I Oslo er den for eksempel knyttet til Software Innovation. Vi kan også knytte eDagsorden til Acos og til saksbehandlingssystemer fra Evry.
Systemet til Ditmer krever at man er online. Saksdokumenter lastes bare midlertidig ned til nettbrettet eller pc-en. Innlogging kan skje med passord og brukernavn, eller med tofaktorautentisering der brukeren får éngangspassord per tekstmelding. Mekanismer i løsningen sikrer at man ikke får tilgang til andre saksdokumenter enn dem man har rett til. Man trenger ikke flere brukernavn eller passord om man er med i flere styrer eller utvalg. Saksdokumenter unndratt offentlighet, er synlig merket.
– Det er lagt inn betydelige hindringer for å verne midlertidig nedlastede saksdokumenter mot innsyn, om for eksempel uvedkommende skulle få tak i en politikers iPad eller pc. Da må flere krypteringsnivåer knekkes. All kommunikasjon med systemet skjer under https. Sikkerheten i systemet gjør det også svært krevende om en politiker skulle fristes å lekke saksdokumenter.
Demonstrasjonen Juul tilbyr på sin iPad overbeviser om at løsningen er enkel å bruke, blant annet fordi grensesnittet er selvforklarende.
– I Danmark har bare 3 av 61 kommuner funnet det påkrevet med organisert opplæring.
Overfor kommuner prises eDagsorden etter en egen modell, der man betaler et beløp for å komme i gang, og deretter for driften. Bedrifter og organisasjoner slipper å betale for å komme i gang: 10 brukere koster 2000 kroner per måned, og er uten integrasjon til saksbehandlingssystem.
– Det er enkelt å komme i gang: Man oppretter en konto og utnevner en administrator. Så legger administrator inn de ulike utvalgene og deres medlemmer, samt hvem som er ansvarlig for deres dagsordener og saksdokumenter.
I Danmark har eDagsorden også vunnet fram i universiteter og i forskjellige typer bedrifter, blant annet innen forsikring og finans.
– Systemet brukes av ankenemnder innen forsikring. Disse møtes seks ganger i året og har alltid en mengde dokumenter i hver sak. Erfaringen er at de er mer effektive på møtene fordi medlemmene bruker kommentarfunksjonen i eDagsorden til å utveksle synspunkter på forhånd.
En funksjon som åpenbart mangler i eDagsorden, er søk.
– Vi hadde en løsning for søk, men vi fjernet den fordi den var for dårlig. I dag er vi avhengig av saksbehandlingssystemet for å hente søkefunksjonalitet. Vi har på planen å ferdigstille en hensiktsmessig løsning for søk sommeren 2014.
Det fremste argumentet for eDagsorden er at brukerne opplever at tiden deres brukes bedre.
– Politikerne i Danmark sier at de sparer 10 til 15 prosent av sin forberedelsestid. Det er vanskelig å oversette dette til gevinst i kroner og øre. At det går an å jobbe på moderne vis kan kanskje bidra til å trekke ungdommer med i politisk arbeid.
Det kan videre argumenteres for at papirløse møter gir en miljøgevinst.
– Det har vi regnet på det. Siden lanseringen i 2011 er eDagsorden brukt til nærmere 31 000 møter med en samlet masse saksdokumenter på godt over en milliard sider. Legger vi opplysninger fra denne bloggen til grunn, slippes det ut 34 gram CO2 hver gang det produseres et A4-ark. eDagsorden har dermed hittil spart miljøet for over 34 000 tonn CO2.
