Hvis du gjør en masseutsendelse , enten for forretningsøyemed eller en familieferie brev , kan du spare mye tid og energi ved å gjøre en utskriftsfletting i Microsoft Office. Du kan skrive inn hele adresselisten i en spreadsheeting bruker Microsoft Excel , og sette opp utskriftsfletting i Word . En utskriftsfletting arbeider for å skape et ark med etiketter og automatisk plassere adresselistedata inn hver etikett , slik at du slipper å manuelt skrive hver etikett. Du trenger
Microsoft Excel
Microsoft Word
Etikettark
Printer
Vis flere instruksjoner
en

Sett opp adresselisten i en Excel-regneark. I Excel , skrive inn de riktige kolonneoverskriftene i den første raden i et tomt regneark , for eksempel fornavn , etternavn, adresse 1 , Adresse 2 , by , postnummer. Under hver kolonneoverskrift du inn den tilhørende oppføring for hver person i adresselisten. Flytte ned til neste rad og fortsetter å legge til oppføringer før du har fullført adresselisten.
2

Definer navn på adresselisten slik at du enkelt kunne finne det når du begynner utskriftsfletting . Klikk og dra for å velge alle regneark celler . Klikk på " formler "-fanen i Excel. I " Definerte navn " gruppe , klikk på " Definer navn . " Skriv inn et navn på adresselisten som vil hjelpe deg å gjenkjenne det. Klikk "OK".
3

Lagre regnearket . Lukk Microsoft Excel.
4

Åpne Microsoft Word til å sette opp etikettene for utskriftsfletting . Klikk på " Masseutsendelser "-kategorien . I "Start utskriftsfletting " gruppe , klikk "Start utskriftsfletting . " Velg " Etiketter ". I "Label Alternativer" i dialogboksen velger du hvilken type skriver du skal bruke , produsenten av etikettark og produktnummeret på etikettarkene ( på emballasjen ) . Klikk "OK". Et nytt dokument åpnes med tilpassede etiketter satt opp i en tabell.
5

Klikk på " Microsoft Office-knappen , " og velg " Alternativer for Word ". Klikk på " Advanced ". Under "General ", velg " Bekreft konvertering av filformat ved Open". Klikk "OK". Dette vil jevne prosessen med å knytte adresselisten til utskriftsfletting .
6

Klikk på " Masseutsendelser " fanen igjen . I "Start utskriftsfletting " gruppe , klikk på " Velg mottakere . " Velg " Bruk eksisterende liste . " Velg Excel-regnearket du opprettet i dialogboksen. Dobbeltklikk på filen. I den neste dialogboksen velger du " MS Excel -regneark via DDE ( *. Xls ) . " Klikk "OK". Merk regnearket du vil slå sammen . Klikk "OK". Etikettene er nå knyttet til adresselisten.
7

Legg plassholdere på etikettene , så Word vet hvor du skal plassere de tilkoblede adresseoppføringene . Hver plassholder, kjent som en post flettefelt , vil tilsvare en oppføring på adresselisten. På " masseutsendelser " kategorien i " Skriv og sett inn felt " gruppe , klikk på " Tilordne felt . " Bruk denne dialogboksen til å matche elementene i en tale til kolonneoverskriftene fra Excel-filen . Velge fra en drop- down listen til høyre som samsvarer med tilsvarende kolonne heading fra filen. Bare velg elementene du vil inkludere i hver etikett .
8

Skriv inn flettefelt ved å klikke på etiketten dokumentet der du vil skrive inn det første feltet . I " Skriv og sett inn felt " gruppe , klikk på " Adresse Block». Velg elementene du vil inkludere og klikk " OK . " Klikk "Oppdater Etiketter " i " Skriv og sett inn felt " gruppe . Dette vil kopiere etiketten og bruke den til alle de andre etikettene .
9

Preview utskriftsfletting når den er fullført. I " Preview Resultater " gruppe på " Masseutsendelser "-kategorien , klikk på " Forhåndsvis resultater . "
10

Finish og skrive ut etiketter ved å klikke på " Fullfør og slå sammen " i " Finish "-gruppen på " Masseutsendelser "-kategorien . Klikk på " Skriv ut dokumenter . " Du kan velge å skrive ut alle etiketter eller bare et utvalg . Kontroller at skriveren er koblet til skriveren og etikettark er riktig matet inn i skriveren .