Microsoft Access er en kraftig database program som lar deg kombinere og bruke data i en rekke måter . Du kan bruke den til å generere rapporter som du deretter kan skrive ut eller sende via e - post i en rekke formater . Instruksjoner
en

Den enkleste måten å lage en rapport i Microsoft Access er å opprette en spørring som inneholder dataene du vil ha med i rapporten. Gå til Query visning og velg "Opprett spørring ved hjelp av veiviseren. " Veiviseren vil hjelpe deg i å kombinere data fra tabellene i databasen for å oppnå det resultatet du ønsker . Også med en spørring vil det være enklere å filtrere ut de resultatene du ikke vil ha i rapporten. Bare bruke spørringen sikte på å velge bare de dataene du ønsker .
2

Etter at du har din spørringen designet og har valgt ut de dataene du vil bruke i rapporten , gå til rapportene vise og velge " Lag rapport ved hjelp av veiviser. "
3 p Som veiviseren leder deg gjennom prosessen , velger du spørringen du nettopp opprettet, og feltene fra den spørringen som du vil inkludere i rapporten . Deretter velger du hvordan du vil gruppere data . Det vil også gi deg en sjanse til å velge hvordan du vil at rapporten skal se ut. Men det meste av formater som Access vil tillate deg å sende rapporter i ikke kommer ut formatert akkurat som kilden rapporten.
4

Etter den grunnleggende rapporten har blitt opprettet , gå frem og tilbake mellom visningsmodus og design Vis å finjustere den. Sørg for at du kan se alle dine data og at gruppering nivåer jobbet ut slik du vil ha dem .
5

snart rapporten er finjustert , er det på tide å sende den. Heldigvis har Microsoft Access en enkel måte å sende rapporter i Microsoft Outlook. Bare åpne rapporten , og deretter velger du Fil - > Send til - > E-postmottaker ( som vedlegg ) . Dette vil gi deg en liste over alternativer , inkludert , men ikke nødvendigvis begrenset til , Excel , HTML , Rich Text Format ( " RTF ") tekst og ren tekst.

Rich Text Format er et format som gjør at både tekst og formatering knyttet til at teksten skal sendes fra ett tekstbehandling plattform til en annen.
6

Når du har valgt det formatet du ønsker å sende rapporten , vil Outlook gi deg en ny e - post med rapporten som et vedlegg . Enkelt sagt i din mottaker (e ) adresse (r ) , legger all tekst du trenger å forklare vedlagte rapport , og trykk " send ".