Små bedrifter som har mange elementer for salg kan være litt nølende til å bruke en QuickBooks program for å hjelpe med regnskapsmessig deres frykt for å angi hvert element individuelt inn elementet listen. Så lenge de har Microsoft Excel -programmet på sine datamaskiner imidlertid sette elementer inn i QuickBooks er like enkelt som å klippe og lime . Holde inventar oppdatert er litt mer arbeid , men det er en enkel sak å vite hvor du skal finne den rette rapporten og hvordan du kan endre tallene i rapporten. Instruksjoner
en

Aktiver inventar funksjonen i din QuickBooks selskap fil. Hvis det under "Easy Step Interview , " du ikke har angitt at din bedrift har en opptelling , må du aktivere denne funksjonen . Klikk på "Rediger "-knappen i menylinjen øverst og bla ned til "Innstillinger "-kategorien . Se etter "Poster og inventar " og klikk på den. Åpne "Selskapet Preferences "-kategorien med et klikk og sjekk den øverste boksen merket ", lager og innkjøpsordrer er aktive. " Klikk "OK" og QuickBooks vil lukke de åpne vinduene for å gjøre denne endringen til skrivebordet sitt .
2

Klikk på " Excel "-knappen i nedre midten av skjermen og en liten meny vil åpne med to valg for import av lagervarer . Den første er "Lim Fra Excel ", og den andre er " Importer elementer . " Du vil bruke den første om Excel- filen er på samme datamaskin som QuickBooks fil. Du vil bruke den andre hvis du har for å importere Excel -fil fra en flash-stasjon eller CD -ROM . Klikk på "Lim Fra Excel "-knappen og et vindu vil åpne ..
3

Opprette eller endre gjeldende Excel -fil med elementer på den. Den lime er den enkle delen , men kolonnene må samsvare skjemaet i QuickBooks mal. Det bør være 12 kolonner der informasjonen er skrevet inn , og de bør være merket fra venstre til høyre. Det er " Name ", " subitem ", " Cost ", " Sales Price ", " Varekostnader Account ", " Foretrukket Leverandør ", " Income Account ", " Asset Account ", " Endre rekkefølge Point ", " Total verdi "," Produsentens delenummer "og til slutt " On Hand. "
4

Fyll ut hvert felt i Excel-fil for hvert element. Den " subitem ", " Foretrukket Leverandør ", " Total verdi " og "Produsenter ' Part Number" kan utelates på dette tidspunktet å fremskynde prosessen .
5

Velg riktig " List" i øvre , venstre hjørne , og velg " lager deler. " Holde venstre museknapp , markere alle elementer fra topp til bunn og fra venstre til høyre og hold " Ctrl " og "C " for å kopiere denne teksten . Ikke markere titlene på toppen av Excel siden . Klikk i den første boksen av " Legg til /Rediger flere listeoppføringene " skjerm i QuickBooks og hold " Ctrl " og " V " for å lime inn elementene i regnearket .
6

Gjør korrigeringer til inventar elementet listen . Enhver konto eller element som vises i rødt må legges inn manuelt eller matchet til en annen konto som allerede er i QuickBooks midlertidig. For eksempel, hvis den kontoen du ønsker å bruke for inntektsåret kontoen ikke har blitt opprettet i QuickBooks , må du gjøre det for å lagre alle disse elementene . Dersom flertallet av elementene limes er røde , slette informasjonen i disse kolonnene , og skriv at informasjonen individuelt senere . Klikk på " Lagre endringer "-knappen i nedre , høyre hjørne av skjermen, og du er ferdig med oppgaven.
7

Klikk på ikonet merket , "Juster Antall på hånden " for å endre inventar beløp etter en varetelling har bekreftet den faktiske mengden av inventar. Et regneark vindu med hver lagervare på det vil åpne . Hvis nummeret i " Current Antall "-kolonnen ikke samsvarer med den faktiske telle, angir det faktiske beløpet i " New Antall "-kolonnen . QuickBooks beregner differansen og verdien av tap eller gevinst. Skriv inn ordet " Varelager Justering " i boksen merket " Justering Account" og QuickBooks vil tildele tap eller gevinst til denne kontoen i balansen .