Microsoft Word Mail Merge funksjonen er laget for å lette etableringen av dokumenter som standardbrev . Med utskriftsfletting , kan du koble et Word-dokument til en datakilde som et Excel-regneark , og deretter bruke " flettefelt " å trekke data automatisk fra at regneark og sette det inn flere kopier av dokumentet. Dette gjør at du raskt lage et sett med dokumenter ved hjelp av lignende, men variabel informasjon , for eksempel kundens navn eller bidrag beløp. Instruksjoner
Koble Word-dokumentet til en datakilde
en
Velg " masseutsendelser " og klikk " Velg mottakere . "
2
Klikk " ; Velg blant Outlook-kontaktene " å trekke informasjon fra Outlook-adresseboken , eller" Bruk eksisterende liste "for å velge en egen database fil. Du kan også klikke "Type New List" for raskt å opprette og lagre en database via Word. Bruk skjemaet som kommer opp for å lage listen .
3
Klikk på " Endre mottakere List " etter datakilden er koblet til gjøre endringer i data Word vil trekke fra kilden .
Insert Merge Fields
4
Velg " masseutsendelser " og klikk " Tilordne felt . "
5
Bruk dropp -down menyen ved siden av hvert flettefelt for å velge en type data trukket fra datakilden . Hvis du bruker en Outlook- kontaktlisten, vil disse datatyper sannsynligvis bli matchet allerede. Hvis du bruker et Excel-regneark eller annen database fil, må du matche hvert felt type til en kolonneoverskrift. Klikk " OK " når du er ferdig.
6
Klikk "Sett inn flettefelt " på " Masseutsendelser "-kategorien , og velg hvilket felt du vil sette inn. Husk at hvert felt er knyttet til en bestemt kolonne med data i datakilden . "Last Name "-feltet , for eksempel , kan være knyttet til en kolonne med overskriften " etternavn ". Feltet vil vises på plasseringen av markøren din .
7
Klikk på "Finish og flette "på" Masseutsendelser "for å redigere den enkelte dokumenter innenfor ditt TV-apparat eller å skrive ut hele settet . "Skriv ut" dialogboksen lar deg velge om du vil skrive ut kopier tilsvarende bare til en viss rekkevidde av oppføringene i datakilden , eller til hele kilden .
