Dokumenter ha mye større mobilitet enn de gjorde selv for 10 år siden , og det er altfor lett for en ansatt å gjøre bruk av feil dokument , for gradert materiale å komme i gale hender, eller å miste oversikten over nødvendig informasjon. Hvis du forstår flyt av arbeid gjennom organisasjonen, kan du lage et system som kanaliserer informasjonen til dem som trenger det og som stenger andre kanaler for å holde dette materialet fra å gå i en retning som kan oversvømme eller drukne din bedrift . Instruksjoner
en

angi parametre for å sikre din informasjon ved å bestemme hvilken organisasjon medlemmer virkelig trenger å lese dokumentet og som trenger å være i stand til å redigere den.
2

Angi tillatelser gjennom dokumentets program egenskaper, for eksempel klikke på Microsoft Word hovedmeny knappen og undersøke programmets egenskaper alternativer å velge detaljer som hvem som kan dele et dokument , som kan legge til kommentarer og hvem som kan videresende den.

3

Klikk på en Properties -menyen som du gjorde i trinn 2 for å sette Tracking , som vil fortelle deg om dokumentet ble overlevert, når og til hvem.
4

Enter Egenskaper igjen for å satt Version Control , som gir deg tilgang til kontroller som vil holde styr på disse versjonene og til versjonene selv.
5

angi alternativene i Egenskaper for å informere deg om kilden til informasjon , og selv hvis du ønsker å akseptere det inn i systemet ditt hvis du arbeider med et dokument fra utenfor organisasjonen .
6

Bruk programmets eiendom alternativer å sette utløpsdatoer for tilgang , for eksempel sammentrekkende en bruker lese dokumentet innenfor en bestemt tidsperiode. Benytter denne muligheten til å gi deg informasjon som om mottakeren har vært åpnet eller lest noe , og om du trenger å minne dem om å ta affære .
7

Opphev tillatelse til å åpne et dokument på de vilkår du angir i eiendommer i slike situasjoner som oppsigelse av en ansatt som kunne bruke dokumentet mens du er på jobb .
8

Sett systemet til å gjøre konsistente redigering endringer på tvers av systemer , slik at alle kopier er berørt på en gang enten de er online eller på, og eller i andre datamaskiner .