Du trenger å vite de grunnleggende definisjoner av deler av en database for å kunne bruke Microsoft Access. En database samler og organiserer informasjon om et emne . En Access database er en relasjonsdatabase som består av tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter . Disse objektene arbeide sammen for å skape et komplett system som samler , lagrer og utganger data , sammen med å besvare spørsmål ved hjelp av lagrede data. Tabeller

Tabeller er grunnlaget for Access database . Tabellene inneholder data som gjelder direkte til emnet i bordet , for eksempel, en database som sporer treninger sannsynligvis ha en tabell om deltakerne ligner

Tabeller regneark med kolonner og rader ; . Men i Access , en kolonne kalles et felt og rad kalles en Record. Hver opplysning er et felt , for eksempel fornavn, etternavn , adresse, by , stat og zip_code . Hver platebutikker individuelle biter av data som kombineres for å danne et komplett sett med informasjon .
Spørringer

spørringer kan du be dine data spørsmål ved å spørre tabellen der du lagret informasjon. Du kan spørre en tabell eller flere tabeller. Spørringer også tillate deg å filtrere , etter kriteriene , hva som kommer data tilbake i svaret. Denne type spørring kalles en "select " søket . Sammen med enkle spørringer som ber svar på spørsmål , kan du lage "parameter" spørringer, som ber brukere å legge inn sine kriterier for svar . "Handling" spør slette poster , oppdatere poster, lage nye tabeller og endre data .
Danner

Bruke skjemaer er en måte å legge til, redigere og slette informasjonen i tabeller eller i spørringer. Mens formene er strengt tatt ikke nødvendig siden du kan legge til data direkte til en tabell eller spørring , de gjør dataregistrering prosessen enklere ved å effektivisere det .
Reports

Bruke rapporter lar deg hente data og organisere den i et lesbart format . Som skjemaer , rapporter basert på tabeller eller spørringer . Som spørringer , rapporter svare på spørsmål om data, for eksempel , i den tidligere eksempel , som treninger en deltaker deltok. Rapporter gir sanntidsinformasjon om data og automatisk oppdatere , basert på de siste dataene , etter sin etablering .
Relational Database

Microsoft Access er en relasjonsdatabase . Dette betyr at det er informasjon blir brutt ned i de minste elementene mulig , og hver av sine tabeller er basert på ett fag. Disse tabellene kommuniserer med hverandre gjennom relasjoner . I databasen som sporer treninger , kanskje du har en tabell for deltakerne , et bord for instruktører og et bord for klasser . Et forhold mellom klasser og instruktører ville bli kalt en " En-til -mange " forhold , fordi hver klasse kan bare ha én instruktør , men en instruktør kan undervise mange klasser . Forholdet mellom deltagerne og klasser er litt mer komplisert . Dette ville bli kalt en " mange-til -mange " forholdet fordi mange studenter kan delta på mange forskjellige klasser . For å lage dette forholdet, må brukeren opprette en ekstra tabell kalt en " Bli med " tabellen , dette blir informasjonen fra begge tabellene sammen

.