The QuickBooks programvarepakken tar mye minne for å kjøres på enhver datamaskin . Hvis programmet har vært i bruk i en rekke år og fjorårets transaksjoner har ikke blitt arkivert , kan det føre til at noen nedbremsing av hastigheten på programmet . Hovedsak , arkivering " komprimerer " alle QuickBooks transaksjoner i totaler slik at detaljene i transaksjonene er minimert . Det er en prosess for arkivering som vil unngå tap av vitale data , og vil tillate en rask gjenfinning av informasjon om det er nødvendig. Du trenger
QuickBooks programvare
Ekstern harddisk
Vis flere instruksjoner
en

Lag en komplett sikkerhetskopi av QuickBooks filen før arkivering . Fra den åpne selskapet filen, klikker du på "File "-knappen på menylinjen øverst . Menylisten som vil dukke ned vil inneholde "Make Kopier eller Backup " alternativet ; . Klikk på det alternativet
2

Tillat et annet vindu til å dukke opp som spør hvor du vil lagre sikkerhetskopien. Standard plassering for å lagre backup filer vil være i vinduet og vil bli markert. Dersom det markerte standard plassering er til en ekstern harddisk , holde den plasseringen . Hvis ikke , kan du bruke ekstern harddisk eller en flashdrive å lagre denne backup.
3

Endre filnavnet for å indikere at denne filen er fullstendig opp til det punktet hvor den foregående års filer er arkivert . Bruk året og en betegnelse som " archivedqbfile . " Sett denne filen til side for å få tilgang bare når informasjonen fra tidligere års transaksjoner må bli funnet.
4

Rydd opp bedriftens data . Dette gjør du ved å klikke på "File "-knappen i menylinjen øverst . Menyen som dukker opp vil omfatte alternativet " Verktøy ". Klikk på dette alternativet . Menyen som dukker opp derfra vil inkludere muligheten til å " rydde opp bedriftens data . " Klikk på dette alternativet .
5

Velg type opprydding som må gjøres. Dialogboksen som åpnes vil omfatte to alternativer for opprydding av bedriftens data . Den første er å fjerne transaksjoner som av en bestemt dato . Dette alternativet vil fjerne detaljer om alle lukkede transaksjoner som av en bestemt dato . Dette er alternativet brukes oftest ved årets slutt for å fjerne de lukkede transaksjoner fra tidligere år . Det andre alternativet er å fjerne alle lukkede transaksjoner .
Arkivering eller stengning Fiscal Years
6

Velg Utløpsdagen passord . Vanligvis er dette gjort som en årsskiftet trening snart etter at skatt er arkivert . Fristen bør være den siste dagen i forrige inntektsår. For eksempel, hvis det er 2010 skatter blir utarbeidet og det er for øyeblikket 2011 , ville avslutning datoen er 31. desember 2010.
7

Hold tidligere års transaksjoner på klar ved å velge å arkivere filer ett år forsinket. Noen regnskapsførere foretrekker å lukke ut to år før skatteåret . Med andre ord , i 2011 skatt avslutning året vil være 2009 . Dette ville tillate bedriftseier å gjennomgå siste transaksjoner i detalj . Etter det andre året , bør det ikke være noen grunn til å gjennomgå disse transaksjonene .
8

Velg et passord for å beskytte tidligere års filer. Etter at du har valgt den spesifikke fristen i det første alternativet , vil du bli bedt om å opprette et passord . Dette passordet vil forhindre utilsiktede endringer i transaksjoner før slutten av den lukkede år .
9

Juster arkiver og ende opp refiling skatter . Endringer som er gjort i tidligere år transaksjon kan medføre endringer i selskapets skatt innlevering . Hvis justeringer må gjøres , være forberedt på å diskutere endringene med en skatt profesjonell for å avgjøre om en endret avkastning må være innlevert .