Det er administrator som må sette opp hver bruker på en QuickBooks selskap fil . Holde brukerne separat vil bidra til å fastsette hvilken bruker angitt eller slettet som transaksjon . Det er viktig i å undersøke mulige falske oppføringer. Det er et par fakta å huske på å skape brukere. Først, hvis noen av brukerne kommer til å være i drift i programvaren samtidig, trenger du en separat lisens for hver enkelt. Sekund, kan du ha så mange ulike brukerprofiler som du trenger så lenge de er på programmet til forskjellige tider. Instruksjoner
en
Klikk på " Selskapet" knappen øverst i menylinjen i QuickBooks startskjermen . Bla ned til "Set up Users" knappen og klikk på den . For å legge til en ny bruker , klikk på " Legg til bruker "-knappen . Skriv inn brukerens navn i " Name "-boksen , og deretter har brukeren opprette et passord og skriv det i begge " Passord " bokser . Klikk "OK" , og brukeren vil bli lagt til.
2
Klikk på " Rediger bruker "-knappen . Det er her at du vil være i stand til å begrense hver brukers evne til å få tilgang til deler av QuickBooks . Den første tilgang skjermen vil ha tre alternativer. Hvis brukeren skal få lov til å få tilgang til alle områder , velge den knappen øverst og klikk " Next".
P Hvis brukerens tilgang bør begrenses i henhold til hennes jobb beskrivelse , velger det andre alternativet merket " utvalgte områder av QuickBooks "og klikk" Next ".
3
Velg tilgangsalternativet . Det er ti skjermer , som hver begrenser eller tillater en bestemt brukers tilgang til dette området. Det er tre alternativer for hvert område , inkludert " Ingen tilgang ", " Full tilgang" og " Selective -taster" . Det første vinduet er for salg og kundefordringer . Et salg person må være i stand til å lage fakturaer , salg kvitteringer og salgsordrer for kundene. Noen ansatt for å jobbe på lageret strømpe inventar vil ikke. Valgte " Selective Tilgang" og bestemme om brukeren skal kunne både lage og skrive ut transaksjoner . Det er også mulighet for å gi brukeren tilgang til å se de komplette kunde kredittkortopplysninger.
4
Velg brukertilgang for Innkjøp og leverandørgjeld. En selger vil som regel ikke være ansvarlig for å bestille inventar eller betale regninger og dermed ville ikke ha tilgang til dette området . Et lager leder, på den annen side , kan måtte være i stand til . Klikk på " Next" -knappen.
5
Velg brukertilgang for bankvirksomhet. Vanligvis bør dette være forbeholdt Administrator eller Management. Klikk på " Ingen tilgang "-knappen og deretter " Next".
6
Klikk på den aktuelle knappen for tilgang til lager funksjoner. Galleri som får ansatte skal kunne gå inn bestillinger , motta varer , justere inventar og kjøre rapporter . Klikk "Next".
7
Klikk " Ingen tilgang " for Time Tracking . Dette er en annen funksjon som skal reserveres for ledelsen eller eierne . Klikk "Next".
8
Klikk " Ingen tilgang " med mindre denne brukeren er ansvarlig for å legge inn lønn eller ansatt data . Hvis hun er , kan du velge " Selective Tilgang" og bare tillate henne å lage en transaksjon , som en lønnsslipp , uten mulighet til å skrive ut som lønnsslipp . Klikk "Next".
9
Klikk på " Ingen tilgang " alternativet for de neste to områdene. Dette er " Sensitive regnskapsmessig tjenesteyting " og " Sensitive Financial Reporting ", som tillater brukeren å gjøre generelle bilag eller overføre penger mellom kontoer . Disse funksjonene er for ledelsen eller eierne . Klikk "Next".
10
Klikk på " Nei" alternativet i denne niende området, "endre eller slette Transaksjoner "-vinduet . Husk at revisjonsspor vil holde styr på eventuelle endrede eller slettede transaksjoner , så det kan tenkes at dette alternativet kan tillates . Klikk "Nei " for det andre spørsmålet om å endre eller slette transaksjoner registrert før fristen . Endring av disse transaksjonene kan ha negative skattemessige konsekvenser som måtte innlevere endrede avkastning for hver endring. Klikk "Next".
11
Klikk på " Finish "-knappen etter å ha gjennomgått brukeren tilgang bordet i midten av vinduet . Du har nå satt opp brukerkontoen og den er klar til å nås .
