Et arkivsystem er en metode for å organisere papirarbeid og dokumenter for lagring. Et skap eller boks holdes som inneholder papirkopier versjoner av dokumenter , mens et elektronisk system holder dataene på en datamaskin. Denne informasjonen kan være e-post, eller skannet papirarbeid . Når systemet er satt opp er det viktig at det opprettholdes, slik at den løper i rekkefølge med oppdatert informasjon regelmessig tilsatt. Å opprettholde systemet , må du lage en prosedyre for bruk av begge systemene . Ting du trenger , File skap eller boks
Folders
Blanke etiketter
penner eller markører
Computer
Vis flere instruksjoner
Hard Copy Filing

1.

Etikett hver mappe , fil og skuff eller eske . Tittelen bør omfatte emnet dokumentasjon , samt datoen papirene begynner på . For eksempel " Receipts juni 2010 - nåværende " eller " . Human Resources Folder februar 2008 "
2

Opprette nye mapper , filer og skuffer eller bokser når du har en ny kategori av papirene for å lagre eller når eldre mapper , filer og skuffer er fulle. Bruk fargekoding for å skille mellom år eller måneder .
3

Legg til nye dokumenter i den mest aktuelle mappen eller skuff . Putting dokumenter i mapper på måfå vil ødelegge arkivsystem , da informasjonen vil bli sett for seg på feil sted . Hvis systemet bestillinger dokumenter alfabetisk, fortsette å bruke denne prosessen i stedet for å bytte til et annet format .
4

Fjern gamle , unødvendige dokumenter årlig. Som du fortsetter å legge til filene , vil en del informasjon bli irrelevant og utdatert. Makulere det og frigjøre ekstra lagringsplass.
Electronic Filing
5

Opprette mapper eller kataloger på datamaskinen. Konsolidere dataene på en jevnlig basis, så det ikke blir uorganisert. Å ha flere nettverksstasjoner eller flere mapper som inneholder tilsvarende opplysninger er ikke en effektiv måte å organisere dataene.
6

sikkerhetskopi av data regelmessig . Bruk DVDer, en USB-stasjon, ekstern harddisk eller et eksternt firma til å gjøre dette . Dette beskytter dataene fra tap.
7

Sikre dataene ved å låse hver fil , gi tilgang til delegerte brukere eller legge til et passord når du åpner en fil. Dette hindrer misbruk av data , bedrageri eller uautorisert tilgang . Pluss at du kan være sikker på at kun folk som vet hvordan systemet fungerer bruke den.
8

Skriv en prosedyre for bruk av elektronisk arkivsystem . Inkluder trinn-for- trinn-instruksjoner for hvordan du skal finne , referanse , kategorisere og arkivere data , slik at hver bruker opererer systemet på samme måte . Holde det oppdatert hvis du forbedre systemet for å forhindre forvirring mellom brukere .
9

Gjennomgå arkivsystem annethvert år. Sjekk at den fungerer godt - dette kan defineres av hvor effektiv innlevering er , hvor lett det er å finne data , og hvordan organisert det er . Også sletter uønskede filer og minimere elektronisk rot.