Hvis du prøver å inkludere en Portable Document Format (PDF -fil) som et vedlegg i en e-postmelding, kan en stor filstørrelse hindre deg fra å sende meldingen. I dette scenariet , må du komprimere PDF til en filstørrelse egnet for å feste til en e-post . Instruksjoner
en
Bestemme gjeldende filstørrelsen på PDF-filen du ønsker å sende e-post . Høyreklikk på PDF ikonet med musen og velg " Egenskaper" fra drop- down menyen . Legg merke til filstørrelsen.
2
Kontroller den maksimale filstørrelsen som du kan bruke for vedlegget . Sjekk med din Internet Service Provider ( ISP) eller mail server administrator for å bekrefte den maksimale filstørrelsen for et vedlegg . Be om maksimal størrelse på vedlegg at mottakeren kan motta også. Oppmerksom på maksimal størrelse , så må du redusere størrelsen på filen for å imøtekomme dette kravet. Microsoft Office anbefaler å begrense filstørrelse på et vedlegg til mindre enn to megabyte ( MB) som beste praksis .
3
Åpne PDF- fil ved hjelp av Adobe Acrobat Professional. Lokaliser " Avansert " i menyen øverst i programmet og klikk på " Advanced ". Velg " PDF Optimizer " fra drop -down menyen. La standardinnstillingene på plass og klikk " OK . " Ifølge Office of Educational Development ved University of Arkansas for Medical Sciences, kan du komprimere en PDF -fil med mer enn 90 % ved bruk av Adobe Acrobat Professional PDF- optimalisering verktøyet.
4
Sjekk filstørrelsen på ut dokumentet på nytt ved hjelp av riktig kobling i PDF Optimizer --- i Adobe Acrobat 7.0 Professional , klikk på " Audit Space Usage "-knappen . Endre de spesifikke innstillinger assosiert med dokumentet type og dens innhold , hvis standardinnstillingene ikke tilstrekkelig komprimere filen --- for eksempel bruke " skannede sider" panel til Downsample (nedre ) oppløsning av et skannet dokument.
5
Gi et filnavn for den komprimerte PDF -filen og lagre den på et sted som du vil huske. Sjekk filstørrelsen på den nye PDF ved å høyreklikke på PDF- ikonet og velge " Egenskaper" fra drop- down menyen. Kontroller at filstørrelsen ikke overstiger den maksimale størrelsen på vedlegg som du bestemt ved hjelp av din ISP eller e-postserveren administrator. Komponere en ny e-postmelding , legge den komprimerte PDF-fil og sende meldingen.
