med bekvemmeligheten av moderne PC , er arkivskapet fort bli en anakronisme . Selskaper fra hele verden har stadig vært å bytte til bruken av elektroniske dokumenter for å spare på papir kostnader, men også å kutte rot. Med den store tilgjengeligheten av dokumentskannere , elektronisk lagring av dokumenter er enklere enn noensinne. Du trenger
Scanner
Computer
papir shredder
Vis flere instruksjoner
en
Velg en god scanner for å redusere papir rot. Du bør se etter en skanner som er kjent for sin fart , fordi ingen ønsker å tilbringe timer skanning sine viktige papirer . Tenk hvor mange dokumenter du har nå trenger som skal skannes , samt dokumenter du vil skanne i fremtiden . Se etter en skanner som oppfyller en god blanding av verdi og hastighet .
2
Tilordne dokumenter som skal skannes. Skanning alle dokumenter du har kanskje ikke være nødvendig i jakten på å redusere papir rot. Velge relevante dokumenter som du kanskje trenger å referere til senere . Utarbeide en prioritert rekkefølge og planlegger å skanne prioriterte dokumentene først .
3
skanne dokumenter for lagring. Åpne skanning overflaten på skanneren og legg dokumentet flatt mot det , bildet ned . Lukk skannerdekselet og trykk på scan -knappen for å aktivere skanneren. Vent til skanningen er fullført før du åpner dekselet og skanner et annet dokument.
4
Lag et registreringssystem for å holde orden på dokumentene dine . Like viktig som å redusere papir rot er å unngå datamaskinen rot , som ingen ønsker å ha å skure sin datamaskin for et viktig dokument de trenger. Klassifisere dokumentene dine etter måned og år , samt av kategorier som økonomisk, personlig skatt , næringsliv og så videre . Navngi filene dine klart og deskriptivt for enkel lokalisering senere .
5
Bli kvitt dine papirdokumenter . Avhengig av hvor sensitiv informasjonen som presenteres på dokumentene dine , bør du benytte forskjellige metoder for avhending å møte situasjonen . Tenk shredding økonomiske, personlige og andre sensitive dokumenter . Riv i halvparten eller bare resirkulere andre mindre viktige dokumenter .
