Mange e-postsystemer tillater ikke vedlegg på mer enn 3 til 5 megabyte . Hvis et Word-dokument er større enn grensen tillates av e-postsystemet , da det ikke vil bli overført. I et slikt tilfelle , er det nødvendig å redusere størrelsen av dokumentfilnavnet . Redusere størrelsen på en veldig stor Word-fil kan også gjøre utskriften mer effektiv og mindre kostnadskrevende . Bruk én av flere metoder for å redusere størrelsen på en Word-fil uten å fjerne eller redigere innhold . Koble tabeller & Bilder

innebygde bilder og tabeller øke størrelsen på Word-dokumenter mer enn noen annen faktor. Heldigvis lar Word brukeren å knytte dokumentet til en ekstern fil , for eksempel en bildefil eller en Excel-fil . Når et Word- dokument åpnes, henter det den koblede filen og plasserer innholdet på ønsket sted . Når Word-filen er lukket, brytes koblingen . På denne måten er bildet eller tabellen ikke en permanent del av Word-filen , og dermed vesentlig redusere filstørrelsen . Ulempen med denne strategien er at Word-filen må være i stand til å få tilgang til den eksterne filen . Hvis Word- dokumentet åpnes på en datamaskin som ikke har tilgang til ekstern fil, vil det ikke være noe bilde eller tabell i dokumentet.
Bruk JPG

Hvis det er nødvendig å legge inn bilder i en fil , bruker JPG bilde format i stedet for BMP bildeformat. En BMP -filen vil være minst tre ganger så stort som det samme bildet i en JPG- format . Mange online grafikk redaktører og seere kan enkelt konvertere bilder fra ett format til et annet .
Reduser antall bilder
p Hvis alle bildene i Word-dokumentet er i JPG-format , og filen er fortsatt for stor , bør du vurdere å fjerne bilder som ikke er nødvendige til dokumentet. For eksempel, hvis det samme bildet vises i to separate deler av dokumentet, fjerne den andre utseendet på bildet, og bare henvise leseren til det første bildet . Også vurdere å fjerne bilder som er underholdende eller dekorative, men ikke avgjørende eller informative.
Delt i to dokumenter

En lang Word-dokument kan deles inn i to eller flere mindre dokumenter . Hvis dokumentet har flere deler eller kapitler , vurdere å lage hver del en separat fil.