Når du sender en MS Word-dokument via e-post, er det ingen garanti for at den personen du skal sende det vil være i stand til å se din spesiell formatering som du hadde tenkt . Hvis du limer den inn i kroppen til en vanlig tekstmelding , kan mottakerens e-postprogram ikke gjenkjenne noen tegn eller det kan anvende sin egen formatering . Resultatet kan bli rotete og feiljustert tekst . Det finnes flere metoder du kan bruke for å bevare Word-dokumentet formatering når du sender det via e-post. Instruksjoner
en

Send dokumentet som et vedlegg . Hvis du ikke lime inn innholdet i dokumentet inn i selve e-posten , vil e-posten programmet ikke kan endre formateringen . Dokumentet vil vises som du ønsker til mottakeren om han har samme versjon av Microsoft Word du gjør samt eventuelle spesialtegn du har brukt som er til overs til programmet .
2

Konverter Word-dokument til en webside. Klikk på " File" og velg "Lagre som" når dokumentet er åpent . Skriv inn et navn i " File name" feltet og velg " Web page " fra " Lagre som type" feltet . Åpne e-postprogrammet , klikker du på binders for å legge ved filen og velge det fra dialogboksen .
3

Gjør Word-dokumentet et portabelt dokument format ( PDF -fil) hvis du har et program som kan konvertere Word-dokumenter til dette formatet . PDF-formatet er ikke påvirket av forskjeller i maskinvare, programvare eller operativsystem , og vil presentere formatert dokument som et bilde . Noen programmer du kan bruke til å konvertere filen inkluderer Adobe Acrobat , OpenOffice og Universal Converter ( se Ressurser ) .
4

Lagre filen som en rikt tekstformat (RTF -fil) . Dette formatet koder formatering slik at det kan overføres , intakt , mellom ulike programmer , operativsystemer og utdataenhetene . Åpne Word-dokumentet , klikk "Lagre som" og skriv inn et navn på filen inn i " File name" feltet . Velg " Rik tekst format " fra " Lagre som type" feltet og klikk "Lagre".
5

Endre ditt e-postprogram fra ren tekst til rik tekst format. E-postprogrammer som Yahoo, Gmail og Hotmail tilbyr denne tjenesten . Kopier innholdet i Word-dokumentet og lime dem inn i kroppen av e-postmeldingen . Din e-programmet vil opprettholde formatering for det meste, med mindre det oppstår tegn på at den ikke gjenkjenner .