Microsoft Word 2007 måler et dokument lesbarhet på to måter. Flesch Reading Ease testen gir en score mellom 1 og 100 : et lavt tall korrelerer til lav lesbarhet og et høyt antall betegner enkel lesing. Flesch - Kincaid Grade Level poengsum anslår den høyeste elementære klassetrinn der elevene kunne lese dokumentet lett . Begge testene bruker setning og ord langt for å beregne sin score . For mye lesbarhet gjør et dokument lyd forenklede eller barnslig , for lite lesbarhet , derimot , tilslører kommunikasjon og gjør et dokument lyd bombastisk . Shoot for en lykkelig medium : en profesjonell, forståelig dokument. Instruksjoner
Økende Lesbarhet
en

Fordel noen lange setninger i to eller flere setninger . Hvis man setning består av to bestemte tanker , for eksempel, dele dem i to separate setninger. Prøv å sjekke tegnsetting av lange setninger for å avgjøre om du kan splitte dem : Se etter en pause i midten av en setning , for eksempel et semikolon , en bindestrek eller et komma og et samarbeid
2

Kutt setninger ved å forenkle setningsstruktur . Å kommunisere en idé konsist , skriver i en direkte, aktiv stemme. Begynn med subjektet i setningen , og deretter beskrive de viktigste tiltak . Bruk eiendomspronomen i stedet for genitiv setninger ; fokusere på verb i stedet for substantiv; bruke enkle grammatikk . Ikke gjenta dine ideer og forklarer ikke unødig. Slett ordrike setninger som egentlig ikke kommuniserer noe innhold , for eksempel " for å ". Bruk ett bestemt ord i stedet for et beskrivende uttrykk og fokusere på verb i stedet for substantiv . For eksempel , ikke skriv : " Faktum i saken er , ideene våre ansatte betyr noe for oss fordi vi bryr oss om dem . " I stedet skriver : "Vi bryr oss om våre ansattes ideer. "
3

Bruk kortere ord så lenge de fortsatt kommunisere budskapet riktig. Se etter industri sjargong , komplekse ord , ord som få mennesker vet og ord som høres imponerende eller uvanlig. Bytt hver unødig langt ord eller komplekse setning med en enklere , kortere ord . For eksempel , ikke skriv , " Utnytte mental engasjement forbedrer din evne til å overskride normalities av ytelsen din. " I stedet skriver , "Fokus på arbeidet for å forbedre resultatene . "
4

Fokus på å uttrykke dine ideer klart , direkte og rett og slett gjennom hele dokumentet . Husk, er hovedmålet å kommunisere effektivt og leserne kan gå glipp av meldingen hvis den er skjult av ordrike språk .
Senking Lesbarhet
5

Kombiner relaterte setninger for å øke setning lengder. Hvis to setninger beskriver ulike aspekter av den samme ideen , eller andre handlinger som tilhører samme sekvens, deretter kombinere dem . Du kan koble forskjellige setninger ved å legge til et semikolon , en bindestrek eller et komma og et samarbeid , eller du kan kombinere sine ideer til en lengre en - del setning.
6

Beskriv dine ideer grundig for å utvide setning lengde. Ikke imidlertid legge unødvendige ord , setninger som egentlig ikke sier noe , eller repetisjon som ikke blir bedre klarhet. I stedet fokuserer på å kommunisere tydelig ved å forklare ting presist og i dybden .
7

Bruk spesifikke ord i stedet for kortere, mer generelle seg. Igjen korte , klare ord alene, men se etter ord som er generiske , vag , juvenile eller slang . Erstatte disse ordene med lengre ord som er sterke , klare, konkrete og profesjonelle. For eksempel , ikke skriv : " Arbeid hardt , gjør en god jobb og være hyggelig mot andre . " I stedet skriver , " Fokuser på dine oppgaver , arbeide flittig og forsiktig, og behandle dine kolleger med respekt og høflighet . "
8

Uttrykk ideene grundig og spesielt gjennom hele dokumentet . Forbedre noen svake , forenklede eller uklare deler . Husk, er hovedmålet å kommunisere effektivt , og leserne kan misforstå budskapet ditt hvis du ikke presentere det fullt .