Dokument styringssystemer gjør at man kan logisk og effektivt organisere dokumenter, både fysiske og digitale . Som et resultat, må et effektivt system for alle forskjellige typer dokumenter. Eiendeler

Definer hvilke eiendeler organisasjonen har og hvordan de brukes. Dette bidrar til å sikre at dokumentet styringssystem valgt vil tilfredsstille dine behov .
Formater

Sikre at dokumentformater , både fysisk og digitalt , støttes av noen dokumenthåndtering system du ønsker å gjennomføre.
Conversion
Når konvertering av filer , holde fremtidens teknologi i tankene som å tillate dokumentet tilgjengelighet nedover veien .

Konverter dokumentformater om nødvendig. For eksempel kan dokumentet styringssystem krever at alle digitale registre lagres som PDF ( Portable Document Format ) filer .
Tilgang

Lag en prosess som gjør det enkelt å tilgang til dokumenter som administreres . En populær grensesnitt for systemer bruker nettet for å få tilgang til dokumentet informasjon.
Prosesser og prosedyrer

Plan ikke bare for gjennomføringen av et dokument management system , men hvordan nye dokumenter er innspill og vedlikeholdes . Et dokument management system fortsatt nyttig bare hvis den har dokumenter legges til etter behov .