Uformelle dokumenter tjener flere formål, og fyller ofte ut hullene som er igjen av formell dokumentasjon. Her er noen viktige grunner til at de brukes:

1. Rask kommunikasjon og samarbeid:

* Rask informasjonsdeling: De gir mulighet for rask og effektiv kommunikasjon av ideer, oppdateringer og informasjon.

* Tilrettelegging av idédugnad og diskusjoner: Uformelle dokumenter kan brukes som et verktøy for å brainstorme, samle tilbakemeldinger og fremme samarbeidsdiskusjoner.

* adressering av umiddelbare behov: De kan brukes til å raskt løse presserende problemer eller spesifikke forespørsler.

2. Forbedre kommunikasjon og forståelse:

* Avklaring av komplekse emner: Uformelle dokumenter kan gi en mer detaljert eller nyansert forklaring av et emne enn et formelt dokument kan tillate.

* Bygningsrapport og forhold: De er med på å skape en mer tilfeldig og personlig tone i kommunikasjonen, og fremmer sterkere forbindelser.

* demonstrere åpenhet og åpenhet: Uformelle dokumenter kan vise vilje til å dele informasjon og delta i åpen dialog.

3. Støtter formell dokumentasjon:

* Å gi støtteinformasjon: De kan supplere formelle dokumenter ved å gi ytterligere detaljer, eksempler eller bevis.

* utarbeidelse og revidere formelle dokumenter: Uformelle dokumenter kan brukes som utgangspunkt for formell skriving, noe som gir mulighet for eksperimentering og iterativ utvikling.

* tilrettelegge for beslutningstaking: De kan brukes til å samle innspill og tilbakemeldinger før de tar en formell beslutning.

eksempler på uformelle dokumenter:

* E -post

* Tekstmeldinger

* Merknader

* Tavler

* Skisser

* Håndskrevne utkast

* Møteprotokoll (uformell)

* Prosjektforslag (uformell)

Nøkkelegenskaper ved uformelle dokumenter:

* mindre strukturert og formell: De mangler ofte et spesifikt format eller stil.

* Mer personlig og samtale: De bruker en mer avslappet og tilgjengelig tone.

* fokusert på kommunikasjon og samarbeid: De prioriterer klarhet og enkel forståelse.

* kan ikke arkiveres eller bevares: De er ofte midlertidige og brukes til kortsiktige formål.

Det er viktig å huske at selv om uformelle dokumenter kan være nyttige, er de ikke alltid passende. I noen situasjoner kan det være nødvendig med formell dokumentasjon for juridiske, forskriftsmessige eller journalføringsformål.