A standardbrev er et maskinskrevet brev i Microsoft Word som er matet informasjon fra en koblet database . Denne type brev gjør det mulig å skrive, trykke og sende den samme bokstav til en gruppe av forskjellige mottakere. Du kan bruke Microsoft Excel sammen med Word for å lage din standardbrev . Dataene ligger i Excel , mens du opprette og lage de ordene som utgjør brev i Word . Du trenger
mottakerlisten
Vis flere instruksjoner
en

Oppgi dataene til Microsoft Excel. Plasser hver bit av data inn i sin egen spesialdesignede heter kolonne. For eksempel, for en bokstav mest sannsynlig du lagre en liste med navn og e-post adresser , så navngi kolonner " fornavn ", "Last Name ", " Gateadresse en , " Gateadresse to , " " City", " State" og "Zip Code. " Legg til kolonner som det passer deg . Skriv inn tilsvarende data for hver person på listen din.
2

Lagre og lukk Microsoft Excel-filen når du er ferdig med å legge data . Gå til Microsoft Word .
3

Klikk " masseutsendelser " eller " Verktøy " på hovedmenyen i Word (avhengig av din versjon ) . Velg "Start utskriftsfletting . "
4

Velg " Letters " fra listen over alternativer .
5

Komponer din brev (også kalt "Main dokument ") i det tomme dokumentet du har åpent . Å formatere brev i en formell stil , plasserer adressen din etterfulgt av datoen på toppen , deretter mottakerens navn og adresse ( forlate en plassholder her for nå) , hilsen ( " Kjære Sirs & Madams ") neste , skriv inn meldingen under det, og så til slutt skrive den avsluttende ( " hilsen ") . Navngi og lagre brev i Word . Holde den åpen.
6

Klikk " Velg mottakere , " " Åpne data " eller et lignende alternativ fra din " Utskriftsfletting " verktøylinjen . Velg " Bruk eksisterende liste " fra alternativene.
7

Velg ". Xls " fra " Files of Type" drop- down menyen i " Velg datakilde " dialogboksen . Finn Excel-filen du lagret i trinn 2, og klikk " Open". Velg regnearket der du har angitt dataene fra dialogboksen og klikk "OK ".
8

Go tilbake til hoveddokumentet ( brevet ) . Klikk "Sett inn flettefelt " fra " Utskriftsfletting " verktøylinjen. Du ser en liste over alle kolonnene som du opprettet i Microsoft Excel datafil (disse er nå kalt " felter" i Word) .
9

Velg " fornavn "-feltet først. En referanse setning ( << First_Name >> ) vises i dokumentet. Plasser setning der det skal være i brevet ( som en del av mottakerens adresse og eventuelt hilsenen i tillegg). Nå vil alle forekomster av første navn på din data listen vises i det området av brevet. Gjenta denne handlingen for alle dine feltnavn.
10

Klikk på " Fullfør og slå sammen " fra " Utskriftsfletting " verktøylinje og velg " Rediger individuelle dokumenter . " Velg poster fra din data ark som du ønsker å fusjonere og klikk " OK . " Alle brevene , med data informasjon integreres , vises på skjermen.
11

Rediger mottakerlisten enten ved å klikke "Rediger mottaker List " på " Mail Merge "verktøylinjen eller ved å redigere data dokument i Microsoft Excel.