Microsoft Excel kan være et svært nyttig verktøy for å designe både regneark og databaser . Den rekke formater tilgjengelig for Excel-bruker gjør programmet nyttig for å vise kompliserte finansielle data på en måte som selv ikke- tekniske brukere kan forstå . Holde de ikke-tekniske brukere i tankene kan hjelpe deg å designe en brukervennlig Excel database som fortsatt gir all den funksjonaliteten du trenger. Instruksjoner
en

omtale kolonnene i Excel database og se etter eventuelle celler som viser som " # # # # # # # #. " Dette er en indikasjon på at kolonnen er for smal til å vise all teksten . Å utvide kolonnen , plasserer du markøren i nedre høyre hjørne av kolonneoverskriften og dra den til høyre. Fortsett å endre størrelse på kolonnene til alle data vises riktig.
2

Endre kolonneoverskriftene for å være mer beskrivende . Som forfatteren av databasen , kan du vet nøyaktig hvilke data hver kolonne skjermer, men andre som har tilgang til det ikke kan ha samme nivå av kunnskap. Gjør kolonneoverskriftene så beskrivende som mulig , og bruke så mye plass som du trenger for å gjøre disse kolonneoverskriftene nyttig for sluttbrukerne.
3

Beskytt eventuelle databasen celler som inneholder formler . En bruker kan utilsiktet forandre en celle verdi og ødelegge den underliggende formelen . Det kan bety timers arbeid på en del å reparere skaden og få Excel -databasen for å vise informasjonen du ønsker. Hvis brukerne ikke trenger å gjøre endringer i dokumentet , kan du beskytte hele filen ved å kreve et passord for å gjøre noen oppdateringer.
4

Endre formatet på numeriske felt å være mer nyttig å ende brukerne . Bruke valutaen format for alle finansielle data , og vise desimaler som trenger være. Standardformatet for tallene er ikke veldig nyttig , så bytt til et bedre format basert på innholdet i kolonnen .
5

Bruk betinget formatering til å vise negative tall i rødt og gjøre andre viktige data skiller seg ut . For eksempel kan du vise omsetning i overkant av $ 1000 i lyse grønt for å trekke mer oppmerksomhet til disse viktige tall .
6

Legg diagrammer og grafer til Excel database. Excel-dokumenter er stor for formidling av informasjon , men de er ikke alltid brukervennlig. Viser informasjonen grafisk gjør det enklere for alle brukere å forstå.