Microsoft Access bringer en database med "search- spørrespråk " ( SQL) til små bedrifter. Sin fleksibilitet og funksjoner levere en mye datakraft for en arbeidsgiver . Sette opp lønn i Microsoft Access er et godt verktøy for å spore ansatte poster . Sette opp en full lønnssystem beregne brutto lønn, fradrag , og ansatt nettolønn er krever en svært sofistikert database programmerer. En arbeidsgiver med middels til Advanced Access ferdigheter kan sette opp en lønn rekord system . Instruksjoner
en
navn og opprette en ny database fra " Ny" -kommandoen på "File "-kategorien . Velg " Hjem "-kategorien , og en ny tabell blir åpnet . Bytt til " Design View. "
2
Skriv inn navnet på "Primary Key " i " Felt Navn"-kolonnen på rad en . "ID" er standard med en " Autonummer " i "Data Type" kolonnen. Dette kan holdes eller endres til en annen unik postidentifikator , for eksempel en ansatt ID-nummer eller Social Security Number . "Data Type" kan holdes som en " Autonummer ", eller endres til en manuell inntasting , så lenge "Indeksert " eiendom er satt til " Ja ( ingen duplikater ) . "
3
Lag felt for all informasjon som kreves fra nye medarbeidere. Dette inkluderer : en
en . Fornavn og etternavn , initialer eller mellomnavn , hvis ønskelig
to . Hjem adresser og adresser
tre . Jobb, hjem og mobiltelefonnumre
fire . Antall fradrag for føderale og statlige inntektsskatt forskuddstrekk
fem . Social Security Number
seks . Førerkort eller andre statlige identifikasjonsnummer
7 . En merket at "proof of employment" valgbarhet er bekreftet
åtte . En tekstboks for å registrere dokumenter verifisert
ni . Offisiell sysselsetting startdato
10 . Offisiell sysselsetting oppsigelse dato (fylles når den ansatte slutter )
11 . Lønnstrinn
12 . Stillingstittel og annen informasjon som ønsket av arbeidsgiver
CV og søknader kan digitaliseres og legges til i posten , om ønskelig
4
Angi datatype til hvert felt sette de nødvendige egenskapene å formatere tall , definerer antall tegn som er tillatt i et felt og bestemme om dataene som skal indekseres. I å bygge en database , er det også klokt å legge til et felt beskrivelse definere sitt formål , en handling å jogge hukommelsen senere når databasen må endres eller revideres.
5
lagre tabellen , og kalte den " Ansatte " eller annen meningsfull tabellen navn .
6
Velg " Create " og klikk på " Form" -knappen i " Form" gruppe . Legg til alle eller noen av feltene i skjemaet og lagre det. Format feltegenskapene å matche Tabell egenskaper . Lagre den en gang til før du går tilbake til " Form View" på " View" -knappen på "Home "-kategorien . Bruk skjemaet for dataregistrering.
7
Velg " Create " og klikk på " Report" knappen i " Report" gruppe . Legg til alle eller noen av feltene, og deretter bytte til "Oppsett" visning. Endre kolonnebredde og format felt og etiketter. Endre fonter, farger eller velg en pre -formatert utforming fra " Design " dropdown -boksen. Lagre rapporten . Rapporten mal vil la deg skrive ut lønn rapporter .
8
Krypter database for sikkerhet. Lukke databasen , gjenåpne i Exclusive -modus ved hjelp av pil ned på " Open File " vinduet "Open" -knappen og velge "Åpne Exclusive. " Klikk på "File "-kategorien , velg Info kommandoen , og klikk deretter på " Krypter med passord" på " Info" -panelet . Når " Angi passord for database " dialogboksen vises, angir et passord og skriv det en gang til for verifisering . Klikk på OK. Den neste gang databasen åpnes , vil passordet være nødvendig. Skriv inn passordet i boksen Passord , skriver du det på nytt i Bekreft -boksen, og klikk deretter på OK.
