Når en QuickBooks selskap fil har hatt mange transaksjoner over en lang periode, plassen tatt opp av QuickBooks programvare øker. Dette kan føre til ekstreme forsinkelser i QuickBooks opererer prosessen. Løsningen på dette er å arkivere tidligere år med bedriftens filer. I eldre versjoner av QuickBooks , ble denne prosessen kalles " arkivering ", i de nyere versjonene , kalles det "rydde opp bedriftens data . " Denne prosessen kondenserer til foregående års selskap filer ved å fjerne detaljene for hvert lukket transaksjon , slik at bare de totaler. Instruksjoner , Lag og lagre sikkerhetskopier
en

Sett inn en flash-stasjon eller CD - ROM-en i datamaskinen .
2

Klikk på " File "-knappen i toppmenyen , velg deretter " Save Copy eller Backup. " Du vil bli spurt om hvor du ønsker å lagre denne backup, velger flash-stasjon eller CD - ROM
3

Klikk på "Navn på File "-boksen og skriv " arkivert " . før utvidelsen. Klikk " OK ", og filen vil bli støttet opp på flash -stasjon eller CD - ROM .
Arkiv Fil
4

Klikk på " File" på toppen menylinjen og velg "Verktøy "-alternativet. Når det neste vinduet åpnes, klikker du på " Clean Up bedriftens data . "
5

Velg " Fjern Transaksjoner som av en bestemt dato . " Datoen du velger, vil være den avsluttende dato; alle transaksjoner før denne datoen vil bli kondensert og detaljene i disse transaksjonene vil fjernes
6

Klikk "Next " for å åpne neste vinduet, hvor du . vil velge flere kriterier for å fjerne transaksjoner . Det er fire alternativer : fjerne uncleared bank og kredittkorttransaksjoner , fjern transaksjoner merket som skal skrives ut , fjern fakturaer og estimater merket skal sendes , fjern transaksjoner som inneholder fakturert eller unreimbursed kostnader . Klikk "Next".
7

Velg å slette elementer som ikke har noen transaksjoner i det neste vinduet som åpnes. Disse elementene er kontoer, kunder , leverandører, andre navn , faktura elementer og "å gjøre" notater.
8

Klikk "Start Cleanup . " Lagre renset opp filen til skrivebordet eller ekstern harddisk for å fortsette arbeidet i QuickBooks .