duplikater kan forårsake unøyaktigheter i rapporteringen og feil overpayments til dine leverandører. Hvis leverandøren fanger feil, må hun tilbringe tid på å kommunisere den feilen for deg , og du må bruke tid på å rette opp feilen. Konsekvent bokføring metoder kombinert med QuickBooks evne til å oppdage like poster og varsle brukeren kan eliminere ulempene forårsaket av duplikater. Ingen Referanse nummer Ført på Bills

Den primære årsaken til dupliserte regningen oppføringer forsømme å angi identifisere regningen eller fakturanummer på " Ref. No " linje i "Enter Bills "-vinduet i QuickBooks . Den " Ref. No " linje er det QuickBooks sjekker for duplikater . QuickBooks vil varsle deg hvis du oppgir den samme nummeret på denne linjen for to regninger for samme leverandør .

Stempling "Angitt " på alle typer papir dokument etter inn i informasjonen fra den i QuickBooks er en enkel måte å sørge for at du vil ikke forsøke å gå inn i informasjonen i QuickBooks to ganger.
Inkonsekvent referansenummer

primære hensikten med å skrive inn et referansenummer i QuickBooks for hvert lån er å utløse duplisere advarsel når du skriver inn et duplikat regningen. Dette vil ikke skje hvis du skriver referansenummer i en inkonsekvent måte . Når du skriver inn en regning som ikke inneholder en referanse eller fakturanummer, må du være konsekvent i hvordan du oppretter referansenummeret for at regningen. En vanlig praksis er å bruke datoen for regningen. Formatet på dato må være konsekvent. For eksempel , hvis du bruker to sifre for året, aldri bruke fire sifre for året i " Ref. No " feltet . For flere regninger med samme dato , legg et brev til dato og skriv inn nummeret du opprettet for regningen på papirkopi av regningen .

Stavefeil

p Hvis du feilstaver en bedrift eller kundens navn når du angir en ny konto, kan du ikke finne hennes konto neste gang du trenger for å lage en transaksjon for henne. Du vil da ubevisst lage et duplikat konto for kunden eller selskapet .
Bedrifter som bruker en DBA eller flere DBAs

Selskaper som bruker DBA ( drive virksomhet som ) navn som er forskjellig fra firmanavnet kan føre til bokføring forvirring . Uten klar kommunikasjon , kan du opprette en konto ved hjelp av selskapets navn og et duplikat konto ved hjelp av selskapets dba navn. Standard praksis er å navngi kontoen ved hjelp av selskapets navn. Å gjøre dette konsekvent vil forhindre at opprette flere kontoer for ett selskap. "Customer Name" og " Bill Til" adresse er alle separate felt i "Edit Customer " skjerm. Du kan bruke firmanavnet for navnet på kontoen og fortsatt sende regningen ved hjelp av en DBA navn .
Inkonsekvent standarder når Legge inn kontonavn

Når du skriver inn kundekonti , bruk en enhetlig metode for å angi selskapets og individuelle navn for å sikre at du ikke vil opprette dupliserte kontoer. For kundenavn , bestemmer seg for å skrive dem konsekvent enten fornavn eller etternavn først og bestemme om du vil inkludere midten initialer. For firmanavn , bestemme seg for en enhetlig standard for å angi navnene . En metode som kan hindre duplikater er å gå inn firmanavn slik de vises på alle korrespondanse med brevhode du mottar fra selskapet.