Har du et stort arkivskap overfylte med uttalelser , kurs notater og andre papirer elementer som tar opp masse plass og kan være vanskelig å søke . Denne guiden vil fortelle deg hvordan du skal overføre disse filene til digitalt format på datamaskinen for å spare plass, og sørge for enkel sikkerhetskopiering og søking. Du trenger
originale papirdokumenter
papir mapper
binders
Et stort skrivebord , eller et sett med skuffer for å holde papiret
En skriver - skanner med en automatisk dokumentmater ( ADF)
en datamaskin med en god mengde ledig plass på harddisken
Vis flere instruksjoner
en

Først sette sammen dine forsyninger. Du vil sannsynligvis allerede har en datamaskin og filene noe organisert. Det du kanskje ikke har er en egnet skanner. Skanning stort antall dokumenter med en planskanner kan være et reelt ork, så investere i aa skanner som kan akseptere en rekke ark om gangen . Dedikerte skannere kan , merkelig nok , være mye dyrere enn alt-i - ett skriver /faks /skanner . De fleste har sammenlignbare egenskaper i form av et vedtak om at de kan produsere - hva du er mest interessert i er hvor mange ark skanneren kan akseptere gangen. Les også anmeldelser på nettet for å være sikker på at dokumentmateren ikke kiler . En ekstra alternativ som kan komme i nyttig er muligheten til automatisk tosidig skanning - . Dette vil la deg skanne begge sider av et dokument uten en manuell omlasting skritt
2

Etter at du har alle dine materialer hendig, gå gjennom filene som du ønsker å behandle og sortere dem. Det er lurt å gruppere lignende bredde papirer sammen ( dvs. bærbare papir sammen med bærbare papir , kopipapir med kopipapir ) , og skille ut noen papirer som har kastet hjørner , rifter eller andre skader som kan kollidere med materen . Deretter gruppe papirene til partier som skanneren kan akseptere , for eksempel bunter av ti sider . Disse sorterte papirer kan gå i " in "-boksen.
3

Nå er du klar til å skanne ! Laste opp skanning programvaren som fulgte med skriveren /skanneren , og legg første batch av papirer inn i skanneren . Velg en passende oppløsning - 300 dpi er standard , og vanligvis mer enn tilstrekkelig. Velger en høyere oppløsning kan resultere i en bedre kvalitet på bilde , men dette vil ta lengre tid å skanne , og mer plass til å lagre . Velge gråtoneskala stedet for i farger kan også spare harddisk plass . For dokumenter , er PDF et godt format å velge, så det vil være lettere å gruppere dokumenter med flere sider som et enkelt dokument enn det ville være med bilder.
4

Fortsett behandlingen resten av papirene dine . Hvis du har mange maskinskrevne papirene , kan det være verdt det å investere i OCR -programvare (for eksempel ABBYY Finereader ) . Dette vil konvertere tekst i dokumenter til redigerbare , søkbar tekst . Programvaren er mye mindre pålitelig for håndskrevne dokumenter .