? Document Imaging er en prosess hvor digitale bilder av fysiske dokumenter opprettet og lagret på en datamaskin ved hjelp av en skanner . En skanner er en enhet som ligner en kopimaskin som optisk skanner et bilde , for eksempel et bilde eller håndskrevet dokument , for å lage en digital kopi. Dokumentskanning kan ha mange potensielle fordeler fremfor tradisjonelle papir dokumentlagring . Space Krav

En fordel med skanning av dokumenter er at det kan gi store mengder informasjon skal lagres i et lite område . Fysisk arkivering og gjenfinning av papirdokumenter tar en betydelig mengde tid og krefter og krever arkivskap som kan ta opp hele rom dedikert til lagring. En enkelt datamaskin harddisk kan lagre tilsvarende hundrevis av arkivskap verdt av fysiske dokumenter som digitale bilder.
Kommunikasjon

En annen viktig fordel med skanning av dokumenter er at det gjør at informasjonen som skal sendes til andre raskt og enkelt. En skannet dokument kan sendes til andre over hele verden nesten umiddelbart som et e-postvedlegg , mens fysiske dokumenter kan ta dager eller uker å sende via vanlig post og pakker systemer , og kan være svært kostbare.

datatilgang

Finne bestemte dokumenter i store arkivskap er tungvint , og tid kan være bortkastet å lete etter dokumenter som er fjernet , som aldri ble arkivert , eller som har blitt misfiled . Dokument skanning kan for digitale databaser over dokumenter som det kan søkes raskt basert på kriterier som søkeord eller dokumenter titler. Dette kan i betydelig grad øke effektiviteten av tilgang til data og utføre forskning , og kan tillate flere brukere tilgang til samme informasjon til samme tid .
Sikkerhetskopier

Skanning tillater brukere å lage sikkerhetskopier av dokumenter for å hindre tap av data. Opprette fysiske kopier av dokumenter krever tid , blekk eller toner og papir, men å lage kopier av digital informasjon er så enkelt som å koble en ekstern harddisk til en datamaskin og dra filene du vil kopiere inn i vinduet på den nye harddisken . Selv kompakte lagringsenheter som minnepinner har potensial til å holde millioner av ord i skannede dokumenter og kan tillate brukere å transportere dokumenter i en bærbar og brukervennlig måte .
Redigere dokumenter

Skanne dokumenter tillater brukere å redigere eller endre dokumenter med dataprogrammer som bilderedigeringsprogrammer og tekstbehandlingsprogrammer . Dette kan tillate brukere å legge til kommentarer og merknader til dokumenter uten å endre det opprinnelige dokumentet : en ny versjon kan lagres hver gang endringer eller endringer er gjort

.