Det beste med å sende dokumenter på en datamaskin kan også være thebiggest utfordring : Du er helt gratis å lage noen filing systemthat fungerer for deg . Før alle dine filer ender opp stablet som knowswhere , få orden på harddisken din . Tenk på all den tid og energyyou'll spare hver gang du trenger å finne en fil i fremtiden. Instruksjoner
en

Sett opp bred kategori mapper i Mine dokumenter ( i Windows) eller på harddisken (i en Mac OS ) . Les 185 Lag en Flawless Filing System for forslag på etiketten navn.
2

Sett opp undermapper innenfor hver kategori . Kan for eksempel sortere finansielle dokumenter etter år eller type, og familie -relaterte dokumenter ved person .
3

Bruk datamaskinens sortering funksjon. Sett "AAA " (eller et mellomrom ) foran navnene på de mest brukte mapper og " ZZZ " (eller en kule ) foran de minst brukte tettsteder, slik det tidligere flyte til toppen av en alfabetisk liste og de sistnevnte går til bunns. Eller bruke 01 , 02, 03 og så videre
4

Angi standardmappen datamaskinen lagrer filene i. Dette gjøres vanligvis i Innstillinger-menyen - . I Word for Windows XP , for eksempel , trekke ned Verktøy-menyen til Valg , klikk på Filplasseringer , velger Documents , og klikk på Endre.
5

Sortere filer som passer dine behov . Sorter etter dato , for eksempel for å finne filen du arbeidet med sist . ( I Windows XP , trekke ned Vis-menyen , velg Ordne ikoner etter , og velg endret . Mac-brukere skal klikke på vinduet de vil sortere , trekke ned Vis-menyen til Som liste , velg Etter Dato endret . ) Eller sortere av slag eller for å gruppere alle regneark , for eksempel.
6

Bruk meningsfylte filnavn for dokumenter . Et filnavn som CV er mindre nyttig enn Resume_Sales_10_2004 . Husk å ikke bruke skråstrek , kolon , stjerner eller noe tegnsetting annet enn en enkelt periode før suffikset .
7

Hold avgrense arkivsystem slik at det fungerer bedre og bedre. Gi nytt navn eller omorganisere mapper , og arkivere eller søppel inaktive . Unngå gjentagelse av mapper , spesielt de som inneholder bilder eller andre store filer , vil du fylle opp harddisken din og skape forvirring
8

Bruk Lagre som funksjonen når du ønsker å holde en uendret versjon av et dokument . . Du må angi et nytt filnavn , som du kan basere på den gamle eller endring helt. Dette trikset fra old- school computer geeks er fortsatt en god en : Legg V1, V2, V3 og så videre på slutten av et filnavn for å spore versjoner av et dokument du endre seg over tid
ni .

Reserve skrivebordet for elementer som trenger umiddelbar oppmerksomhet . Når du er ferdig å jobbe med dem , sende dem i riktig mappe . Prøv å ikke lagre dokumenter langsiktig på skrivebordet ditt .