Organisere dokumenter på en datamaskin trenger ikke å være komplisert. Faktisk er enklere bedre . Tenk på hvordan du vil at dine dokumenter organisert i et arkivskap og etterligne registreringssystem . Det kan ta litt tid å få filene organiseres på datamaskinen, men du vil aldri lete lenge etter et dokument hvis du holder datamaskinen dokumenter godt organisert . Den eksakte organisatoriske systemet må gi mening til deg slik at du vet nøyaktig hvor du skal lete for dokumentet du trenger. Instruksjoner
en

Bestem hva dine hovedkategorier bør være, og holde dem på et minimum . Disse er store kategorier fordi alle de mindre emner vil passe inn i disse kategoriene . For eksempel kan du ha følgende store kategorier: Personell , leverandører , produkter og prosjekter
2

Lag mapper for hvert av dine hovedkategorier - i dette tilfellet : . Personell , leverandører , produkter og prosjekter .
3

Opprett mapper innenfor hver hovedkategori for mer spesifikke emner. For eksempel i Personell -mappen , kan du ha mapper (tema ) som medarbeidersamtaler , Safety Committee og stillingsinstrukser .
4

Lag ytterligere mapper for delemner , avhengig av detaljnivået du vil . For eksempel i stillingsbeskrivelser mappen i Personell -mappen , kan du også ønsker å opprette mapper for delemner som Management, Deltid og sesonger .
5

Organiser hver mappe på denne måten , og slipp dokumenter til de riktige stedene
6

Husk denne tommelfingerregelen : . hvis du må ta mer enn et øyeblikk å søke gjennom dokumenter for å finne et bestemt dokument i en mappe , sjansene er du trenger for å fortsette å organisere.