Holde datafiler godt organisert er en viktig del av å jobbe effektivt. Dette gjelder særlig i tilfelle av filene som må hentes på et senere tidspunkt , kanskje av en annen ansatt , som må identifisere denne filen fra de tusenvis av andre på datamaskinen. Effektiv organisasjon kan gjøre dette til en enkel oppgave , mens dårlig organisering ville gjøre det et mareritt . Holde noen grunnleggende tips i tankene kan gjøre dette til en enklere prosess som tillater hvem som helst å finne filer svært raskt . Mine dokumenter

Windows-operativsystemer inkluderer et praktisk sted for deg å lagre dine filer og dokumenter . I Windows XP og tidligere plattformer, er dette stedet referert til som " Mine dokumenter ". I nyere operativsystemer , ble navnet bare forkortet til " Dokumenter ". Lagre dokumenter til denne plasseringen er det mest logiske stedet å oppbevare dem , siden dette er trolig det første stedet andre ville se på for filen. Hvis du trenger ytterligere organisasjon , kan du lage spesielle mapper innenfor "Dokumenter" som vil tillate deg å kategorisere filene dine.

Likeledes bør bildene lagres i " Pictures ", som ble referert til som " Mine bilder " i operativsystemer før Windows Vista. Holde fotografier atskilt fra dokumenter og regneark tynner ut rot , noe som gjør det lettere å finne akkurat det du leter etter.
Navn Konsistens

Det virker ofte som om hver ansatt har sin egen måte å navngi filer og mapper . Dette kan føre til forvirring når du har filer fra ulike mennesker . Resultatet er en Hodge- podge av filer som ser ut til å ha noen klar metode for organisasjonen. Hvis alle navnene filer og mapper på samme måte , så det gjør det enklere å finne det hver og en er ute etter . Utvikle en bestemt måte å navngi filer og mapper , og hold deg til den metoden.

Pågående og fullført filer

Over tid , kan selv en beskjeden datamaskinen bli rotete med hundrevis eller kanskje tusenvis, av filer. Dette kan bli tungvint . Den enkleste løsningen på dette problemet er å skille det arbeidet som pågår fra filene som er gjennomført , og er ikke lenger i bruk . Vurdere å opprette en mappe som heter " arkivet " innenfor "Dokumenter" , slik at du vil ha et sted å lagre ubrukte filer . Hvis du er ferdig med en fil, men ønsker å holde for fremtidig bruk , bare dra og slipp den inn i " arkivet "-mappen .