? Etter arbeidende timer på Microsoft Word-dokument , er den klar til å bli lest, men du vil være sikker på at det er i form du opprettet den. Hvis du kopierer og limer inn dokument til e-post, vil de nøye gjort diagrammer og tabeller være et rot . For å bevare formateringen i et Word-dokument , sende det som et e-postvedlegg . Hvis du ikke er sikker på at mottakeren har Word , sende dokumentet som et portabelt dokument format ( PDF -fil) . Du kan også begrense endringer i dokumentet , slik at de ikke kan redigeres. Instruksjoner
Lagre som PDF eller XPS -fil
en

Åpne Word 2007 og dokumentet . Klikk på " Microsoft Office-knappen , " og deretter til "Lagre som" i menyen. Klikk på " PDF eller XPS " fra Save as drop- down menyen.
2

Skriv inn et filnavn for dokumentet i "File Name "-feltet . Sørg for PDF vises i Filtype -feltet under filnavnet . Som standard , kryss av for " Åpen Etter Publishing " er merket slik at du kan sørge for at formateringen ser riktig .
3

Klikk "Publiser ". Etter at dokumentet konverteres til PDF , vises filen i et dokument-leser på skjermen. Fest PDF-fil til en e-post.
Begrense File Endringer
4

Åpne Word 2007 og filen du vil sende via e-post . Klikk på "Review" -kategorien, og klikk deretter på " Beskytt dokument " i Beskytt dokument gruppen på slutten av båndet .
5

Klikk på " Begrense formatering og redigering " og en oppgave bar vises på høyre side av skjermen . Du kan begrense redigering til stiler eller at bare visse typer redigering å finne sted i dokumentet, inkludert " Ingen endringer". " Ingen endringer" begrenser mottaker i bare å kunne lese dokumentet .
6

Gjør dine valg på oppgaveruten , og klikk på "Start Enforcement "-knappen . Du kan legge et lag av sikkerhet til dokumentet ved å legge til et passord . Fest begrenset dokument til en e-postmelding og la mottakeren vet at filen er begrenset . Når de åpner den , vil de være i stand til å lese dokumentet , men ikke gjøre endringer .