Den " Utskriftsfletting "-funksjonen i Microsoft Word er et kraftig verktøy som lar deg flette dokumenter med en datakilde . Sammenslåing Word- dokument med en datakilder gir en måte for deg å lage utallige personlige eller tilpassede kopier av dokumentet . Du kan bruke Mail Merge verktøy for å sette inn navn og adresse , eller til å opprette egendefinerte serienummererte felt i dokumentene. Mulighetene for tilpasning med verktøyet er nesten ubegrensede og aktivere Utskriftsfletting datakilder i dokumentene er mye enklere enn du kanskje tror . Instruksjoner
Forbered Document for Merge
en
Åpne Microsoft Word på datamaskinen. Klikk på " Masseutsendelser "-fanen og deretter "Start utskriftsfletting " på båndet bar . Klikk på " Letters ". Word åpner et tomt dokument .
2
Klikk på "Velg mottakere " alternativet på " Masseutsendelser "-kategorien . Klikk på " Bruk Outlook-kontakter ", " Bruk en eksisterende datakilde fil , " eller "Opprett en ny datafil i Word. " "Bruk Outlook Kontakter" lar deg importere mottakere fra adresseboken i Outlook . Med " Bruk en eksisterende datakilde fil " alternativet, velger du en liste som er laget i et annet program , for eksempel Access , Excel eller Notepad . Hvis du velger " Bruk en eksisterende datakilde fil " alternativet, også klikker du på " Bruk eksisterende liste " og deretter bla til og velg den eksterne datakilden fil. Til slutt , kan du opprette en ny datakilde i Word ved å klikke på "Opprett en ny datafil i Word " alternativet. Hvis du velger det siste alternativet , må du oppgi detaljer for listen i pop - up boksen som navn og adresse .
3
Klikk på " Rediger mottakerliste " på " masseutsendelser tab . " Redigere listen og legge til eller fjerne oppføringer fra listen etter behov.
Utfør Merge
4
Skriv inn tekst eller grafikk inn i dokumentet etter behov . Når du kommer til et punkt i dokumentet der du vil sette inn et felt fra datakilden , klikker du på " Kamp Fields "-knappen på " Masseutsendelser "-kategorien .
5
Klikk på " Adresse Block " knappen for å legge inn mottakerens navn og adresse fra datakilden . Alternativt , sett " Hilsen Line" for å velge hvordan brevet skal dekke hver mottaker i datakilden . For eksempel : "Kjære Joe ", " Kjære Joe Doe " eller " Joe Doe . " For å sette inn et enkelt felt på samme punkt i hvert dokument , klikker du på " Skriv og sett inn felt "-knappen . Velg felt fra datakilden for å sette inn og klikk " Sett inn". Dette alternativet er nyttig for ting som å sette inn et medlem nummer eller ID-kode fra datakilden . På hver bokstav du generere med utskriftsfletting , fylles Word feltene med ulike data fra datakilden .
6
Klikk " Preview Resultater " på " Masseutsendelser "-kategorien . Klikk på " Forrige Record" eller " neste post " pilknappene til å bla gjennom bokstavene i flettingen . Gjennomgå hver enkelt og sikre Word befolket feltene korrekt ved hjelp av informasjonen i datakilden . Note - . Hvis du finner en feil formatert brev eller en bruker feil datakilde detaljer, klikk "Rediger mottakerliste ," finn raden som inneholder feilaktige data og korrigere det
7
Klikk på " Fullfør og slå sammen "-knappen og deretter " Skriv ut dokumenter . " Velge å skrive ut alle dokumentene i settet eller bare én dag i forhåndsvisningsvinduet .
8
Klikk på "File " og deretter " Skriv ut" på båndet bar . Etter Word sender utskriftsjobben til skriveren , klikker du på "File " og deretter " Lagre".
