The datavalidering og andre funksjoner i regneark og database programmer er ideelt for å skape adresselister . Men du kan ikke ha tilgang til slike programmer , mens du har Word 2007 . Dette programmet har de verktøyene du trenger for å lage en adresseliste . Skrive en liste i Word involverer angivelse listen informasjonen i en Word-tabell . Ved å bruke en tabell med merkede kolonner , gjør du det enkelt å sette inn informasjon fra adresselisten i en utskriftsfletting brev og konvolutt . Instruksjoner
en
Klikk på "Office "-knappen , og klikk deretter på "Ny "-kommandoen for å åpne en dialogboks for å opprette nye Word-dokumenter. Klikk på " Create " for å godta dokumentets standard parametere . Word vil opprette dokumentet .
2
Klikk på "View "-menyen , klikk på " Kladd" kommandoen i " Dokument views " panel . Denne kommandoen viser dokumentet som en sammenhengende siden uten sideskift , som kan hindre enkel oppføring av navn og adresse på listen din.
3
Klikk på " Sett inn" fanen "Table "-kommandoen å lage Word vise et galleri av kvadrater. Disse rutene kan du angi størrelsen på tabellen som vil holde adresselisten.
4
Klikk på tredje plassen fra venstre i den øverste raden av rutene for å angi en tabell tre kolonner bred. Word vil sette inn en enkelt tabell rad med tre kolonner . Skriv inn følgende etiketter i kolonnene , som begynner med den første kolonnen: . " Fornavn ", " Etternavn" og " Address" Bryte adresse informasjon i disse kolonnene gjør det enklere å bruke en enkelt kolonne i Word er flettefunksjonen . For eksempel vil et brev du kan skrive må ha akkurat den "Fornavn "-kolonnen tilgjengelig for brevets hilsenen . Skille adresseinformasjon i deler vil gjøre at hilsenen mulig.
5
Venstre-klikk med musen i rommet til venstre for raden der du nettopp skrev kolonneoverskriftene . Klikk på " Header rad " boksen av " Design "-kategorien for å gjøre Word gjenta visningen av topptekstraden når adresselisten vokser til mer enn en side i lengde. Se kolonneoverskriftene gjør det enkelt å identifisere kolonnen der innholdet du skriver må gå .
6
Klikk hvor som helst i tabellen cellen som inneholder " Address" tekst , og trykk deretter på "Tab" å opprette en ny rad for tabellen . Skriv inn det første navnet på den første personen du ønsker å inkludere i adresselisten.
7
Trykk på " Tab " for å flytte til "Etternavn "-feltet , og skriv inn etternavnet på personen som først navnet du skrev inn i forrige trinn . Trykk på " Tab ", deretter skriver du inn personens adresse i " Adresse "-feltet .
8
Følg instruksjonene fra trinn 6 og 7 for å angi de resterende navn og adresser i listen din. Klikk på "Office "-knappen er " Lagre" -kommandoen når du er ferdig å skrive. Skriv inn et navn i " Name" tekstboksen , og klikk deretter en av de " Word 2007 " typer fra "Type " dropdown -listen. Klikk "Lagre " for å lagre adresselisten som et Word 2007-fil .