? Bedrifter i moderne tid genererer masser av dokumenter , innhold og annen papirbasert informasjon som må klassifiseres , syntetisert og administreres. Dokument styringssystemer som omfatter verktøy, teknologier og applikasjoner brukes til å fange opp, lagre , administrere , bevare og levere innhold til brukergrupper og utvidet arbeidsstokken i en organisasjon. De elektroniske dokumenter opprettet og genererte kan brukes til ulike formål . Det er mange fordeler ved å investere i et dokument styringssystem. Eliminerer Filing Problemer

Hente og tilgang til viktige forretningsdata , kunderegistre , finansielle og regnskapsinformasjon er viktig å kjøre dag-til - dag virksomhet for enhver organisasjon . Slike filer , innhold og informasjon i dokumentformat bør være tilgjengelig på forespørsel . En veldrevet dokument system eliminerer plasskrevende filing problemer og tungvinte prosesser knyttet til manuell filing systemer eller ikke- elektroniske metoder for lagring av papir og dokumenter . Et dokument styringssystem sørger for elektroniske dokumenter og filer er plassert i mapper som kan hentes og åpnes raskt etter behov.
Raskere gjenfinning og søk

Et dokument styringssystem systematisk butikker og arkiver skannede dokumenter , bilder og andre filer. Kategoriseringer og andre former for klassifisering gjør dokumenter skal lagres på flere måter i en DMS. Disse filene kan hentes med full tekst søket søkemuligheter. Ved hjelp av et ord eller kombinasjoner av ord , kan brukerne søke etter og finne noen dokumenter når som helst og utføre store endringer som per arbeidskrav. Mindre tid av ansatte i å søke etter dokumenter eller forsøker å finne dagens versjoner.

Seamless Informasjonsdeling

Ansatte og arbeidere må jevnlig dele informasjon mens utføre ulike oppgaver og funksjoner . Med en DMS på plass , elektroniske filer , skannede papirdokumenter og bilder , pdf-filer er lett tilgjengelig på tvers av bedriftens intranett , internett og store område nettverk , og det er en forbedret flyt av informasjon på tvers av alle organisasjonens hierarkier . Filer kan skrives ut fra hvilken som helst datamaskin eller skriver, og kan også bli distribuert gjennom DVD-er eller CD-er . Medarbeidere kan dele informasjon og samarbeide om konkrete prosjekter og oppgaver. Flere anmeldere , godkjennere og beslutningstakere kan få tilgang til filer og gjennomgå dokumenter raskere .
Redusert Storage

Redusert lagring er en av de største fordelene ved å investere i et dokument management system . Store bedrifter , små og mellomstore bedrifter, non -profit organisasjon og nyetableringer alle ser til å konsolidere og optimalisere forretningsprosesser operative områder å spare på kommersiell utleie og eierkostnader . Industri og overholdelse av regelverk og forskrifter har nødvendiggjort lagring og arkivering av store mengder dokument -genererte data og informasjon . Opprettholde papirbaserte journaler og masser av dokumentmapper vil hemme driften av ansatte , ansatte og andre arbeidere i begrenset kontorplass og arbeidsmiljøer . Et integrert dokument styringssystem reduserer mengden prime office-området er nødvendig for å opprettholde papirbaserte poster.
Business Continuity

Bedrifter alltid har å stri med risiko og usikkerhet og andre katastrofe scenarier . Plutselige forstyrrelser eller ulykker kan påvirke driften og ødelegge kritisk informasjon og digitale ressurser på området. Papirjournalen er sårbare for brann , hærverk , oversvømmelse, tyveri og andre farer forbundet med naturkatastrofer og generelt dyre å vedlikeholde. En DMS fungerer som en nær fail-safe katastrofegjenoppretting løsning og sentralt sikkerhetskopierer dokumenter og papirbaserte journaler for off-site lagring. Disse arkivene kan beholdes og dokumenter restaurert i tilfelle en uforklart avbrudd eller katastrofe og garanterer kontinuitet .