Håndtere dokumenter kan være utfordrende . Dette er fordi dokumenter kan gå tapt eller stjålet . En annen utfordring en organisasjon kan møte er når det ikke er sikker på om ansatte bruker den nyeste versjonen av et dokument . For eksempel kan en ansatt trenger å installere programvare for en kunde . Selv om organisasjonen kan ha et eksisterende dokument som inneholder instruksjonene , lederen er ikke sikker på om det er den mest up- to-date versjon . Dersom påleggene ikke fungerer , kan selskapet miste kundens virksomhet . Ved hjelp av et dokument management system verktøyet vil eliminere dette problemet, fordi det ikke bare strømlinjeformer alle dokumentene , har det dokument versjon kontroll evner . Document Locator

Document Locator er en enterprise applikasjon som tillater bedrifter å samle , administrere , samarbeide og beskytte informasjon. Dette dokumentet styringssystem er utviklet for å fungere med små , ​​mellomstore og store bedrifter. Document Locator sentraliserer alle av organisasjonens dokumenter, inkludert fange e-postmeldinger , tekniske tegninger og bilder . Dette programmet har en Version Control -funksjonen , som vil tildele den nyeste versjonen nummer. I tillegg holder denne funksjonen oversikt over alle endringene som finner sted . Dette er spesielt viktig for revisjon formål . Document Locator integreres med Microsoft Office-programmer , AutoCAD og annen programvare .
Alfresco Document Management

Alfresco Document Manager også poster, samarbeider og lagrer informasjon . En av funksjonene som dette programmet har er utsjekking funksjonen. Dette betyr at bare en person kan redigere dokumentet om gangen. Søknaden har også Version Control , som holder styr på dokumenter som den ansatte har endret . Alfresco Document Management integreres med Microsoft Office og andre enterprise portaler . Som et resultat , kan de ansatte få tilgang til innhold filer i Office.
Document Control

Intelex Document Control sentraliserer alle av organisasjonens dokumenter og registre via et web -basert portal . Som et resultat, kan hver forretningsforbindelse og ansattes tilgang til dette dokumentet styringssystem. Document Control har et dokument Tracking-funksjonen . Dette holder styr på hvem som har skrevet eller endret dokumentet , datoen det skjedde, og hvor det fant sted. Organisasjonen kan dra nytte av programmets sikkerhetsfunksjonen. Dette gjør den overordnede til å sette opp sikkerhet rettigheter , der grupper, enkeltpersoner eller avdelinger kan få tilgang bare dokumentene som gjelder for dem . Document Control samsvar med dokumentkontroll standarder, for eksempel International Organization for Standardization ( ISO ) 15489 , ISO 9001:2000 , ISO 14001 og OSHAS 18001 . Document Control støtter applikasjoner som Visio , MS Office, AutoCAD og Adobe Acrobat .