E-post er en vanlig form for kommunikasjon , og riktig postkasse ledelse er nødvendig for å beskytte data som mottas . Brukes for både forretnings-og personlig korrespondanse , kan e-post for rask utveksling av informasjon. Holde denne informasjonen trygg og forenkle e-opplevelse ved å gjøre tid for grunnleggende postboks ledelse. Stopp virus

Hold antivirus og sikkerhetsprogramvare oppdatert. Mange virus er mottatt via e-post, og nye virus trusler er gitt ut regelmessig. Out -of -date programvare forlater datamaskinen og data i fare .
Kontroll Spam

Stopp spam før den når innboksen din . De fleste e- leverandører tilbyr noen form for spam filtrering som automatisk flytter mistenkelige meldinger til en egen spam eller karantene mappen . Undersøke spam-mappen innholdet jevnlig for å sikre at ingen meldinger er kategorisert feil. Gjennomgå spamfilter innstillinger ofte som de kan endres uten varsel . Husk ingen filtre er perfekt og noen spam vil finne sin vei inn i innboksen din .
Organiser

Les hver melding og avgjøre om det kan slettes med en gang. Reagerer umiddelbart på lett - å -svar -meldinger. Flagge de som krever svar som ikke kan håndteres på den tiden, og plasserer disse meldingene i merkede mapper i postboksen din for å hindre dem fra å bli tapt . Også sende meldinger som krever ingen svar , men inneholder nyttig og ønsket informasjon . Et eksempel på denne e-forvaltning beste praksis er å sende all betaling mottatt noen melding i en mappe merket Betalings bekreftelser .
Håndter vedlegg

Lagre alle nødvendige vedlegg til en bestemt plassering på datamaskinens harddisk. Denne e- ledelse beste praksis vil sikre at du vet hvor filen er plassert, og redusere størrelsen på postboksen din . Lagre vedlegg utenfor postboksen gir også beskyttelse mot tap av data som følge av utilsiktet sletting av meldinger .
Slette

Delete-tasten er en avgjørende e styringsverktøy. En beste praksis er å slette alle meldinger som ikke lenger er nødvendig . Slette duplikatmeldinger også anbefales. Ikke glem å slette meldinger fra mappen Sendte elementer . Vær oppmerksom på at varer som sendes til Slettede elementer eller Trash mappen ikke slettes umiddelbart . Ofte disse meldingene fortsatt for en måned eller lenger . Manuelt slette innholdet i disse mappene sikrer meldinger slettes permanent. En annen metode er å sette mappen automatisk slette innholdet når e- program lukkes , men dette avhenger av programmet som brukes , og kan ikke være et alternativ for alle.