Hvorvidt lagring av dokumenter er en sikker idé avhenger av flere faktorer, og det er ikke et enkelt ja eller nei -svar. Her er en oversikt over fordeler og ulemper for å hjelpe deg med å bestemme:

PROS:

* Sikkerhet: Omfatte lagringsanlegg på stedet har robuste sikkerhetstiltak, inkludert brannundertrykkelsessystemer, 24/7 overvåking og tilgangskontroll. Dette kan gi bedre beskyttelse enn ditt eget kontor, spesielt hvis det er i et høyrisikoområde eller mottakelig for naturkatastrofer.

* Katastrofegjenoppretting: Når det gjelder brann, flom eller andre katastrofer, er dokumentene dine trygge og tilgjengelige. Dette er avgjørende for forretningskontinuitet.

* Space Saving: Lagring på stedet frigjør verdifull kontorlokaler, som kan brukes til mer produktive formål.

* Kostnadseffektivitet: På lang sikt kan lagring på stedet være mer kostnadseffektivt enn å opprettholde din egen lagringsplass, spesielt hvis du trenger spesialisert utstyr eller klimakontroll.

* Tilgjengelighet: Du kan få tilgang til dokumentene dine når du trenger dem, enten ved å hente dem selv eller bruke en hentingstjeneste.

ulemper:

* Sikkerhetsrisiko: Mens lagring på stedet generelt er sikkert, er det fortsatt en risiko for brudd på data eller tyveri. Du må velge en anerkjent leverandør med sterke sikkerhetstiltak på plass.

* Tap av kontroll: Du gir avkall på litt kontroll over dokumentene dine når de er lagret på stedet. Du stoler på lagringsleverandørens prosedyrer og sikkerhetstiltak.

* Tilgjengelighetsbegrensninger: Du har kanskje ikke øyeblikkelig tilgang til dokumentene dine, spesielt hvis du trenger dem raskt.

* Kostnad: Lagring på stedet leveres med en kostnad, inkludert de første installasjonsgebyrene, månedlige lagringsgebyrer og gjenfinningsgebyr.

* Miljøpåvirkning: Transport og lagring kan bidra til miljøpåvirkning.

For å avgjøre om lagring av dokumenter er riktig for deg, bør du vurdere følgende:

* type dokumenter: Lagrer du sensitiv informasjon eller uerstattelige dokumenter?

* Sikkerhetsbehov: Hvilket sikkerhetsnivå krever dokumentene dine?

* Budsjett: Hvor mye har du råd til å bruke på lagring?

* Tilgjengelighetsbehov: Hvor raskt trenger du tilgang til dokumentene dine?

* Miljøhensyn: Er du komfortabel med miljøpåvirkningen av lagring på stedet?

Anbefalinger:

* Forskning grundig: Velg en anerkjent lagringsleverandør på stedet med en velprøvd merittliste.

* Still spørsmål: Spør om sikkerhetstiltak, gjenvinningsprosesser og miljøpraksis.

* Få alt skriftlig: Forsikre deg om at lagringsavtalen tydelig skisserer vilkårene, inkludert sikkerhetsprosedyrer, tilgjengelighet og kostnader.

* vurdere alternativer: For noen dokumenter kan digital lagring være et bedre alternativ.

Til syvende og sist er avgjørelsen om å bruke dokumentlagring på stedet en personlig. Å veie fordeler og ulemper nøye vil hjelpe deg med å ta den beste beslutningen for dine behov.