I 1990 introduserte Adobe Portable Document Format ( PDF ) for å hjelpe folk dele dokumenter som er opprettet i forskjellige programmer og operativsystemer. PDF-filer er "søkbar " når du kan automatisk finne bestemte ord eller data i dokumentet . PDF Normal

Mange tekstbehandling programmer, inkludert InDesign , MS Word og OpenOffice Writer , lar deg konvertere et dokument til en PDF . Disse PDF-filene inneholde tekst og formatering av det opprinnelige dokumentet og er derfor søkbare.
Kun bilde

Når du skanner et dokument , oppretter skanner et grafisk bilde . Bildet kan bli konvertert til en PDF -fil , men resultatet er bare et bilde av innholdet. Et bilde - bare PDF er ikke søkbare.
Søkbart bilde PDF

Du kan lage en image- bare PDF søkbare ved hjelp av en Optical Character Recognition ( OCR ) prosess . OCR-programvare , ofte følger med skanneren ( eller se Ressurser ) , oversetter ditt bilde av teksten til tekst som kan søkes .
Forsiktig

OCR - konvertert tekst er bare 95-99 prosent nøyaktig . OCR prosessen skaper mye større filer enn andre formater fordi det beholder både det opprinnelige bildet og den konverterte teksten .
Bruk av PDF-filer

PDF-filer er mye brukt for informasjon distribusjon , og International Organization for Standardization har vedtatt det som standard for dokumentarkiv .