A Portable Document Format (PDF -fil) brukes ofte for å beholde all formatering av et dokument som er opprettet i et annet program , for eksempel et Word-dokument , regneark eller komplekse design -fil . PDF-filer er opprettet og administreres ved hjelp av Adobe Acrobat . Å sette opp en PDF database fil, er det beste alternativet for å lage det første bruker en database eller regnearkprogram , for eksempel Microsoft Excel. Deretter kan du konvertere filen til en PDF-fil og legge Adobe Acrobat søkefeltet og stikkord , noe som gjør det enkelt for brukerne å søke i databasen . Du trenger
Adobe Acrobat
regneark program
Vis flere instruksjoner
Konverter database til PDF ( Ref. 1 , 2 )
en

Åpne en regneark -programmet på datamaskinen og legge inn alle dataene du vil ha med i databasen. Hvis du bruker en database program , vil du være i stand til å legge inn data mye mer effektivt enn om du skulle starte en PDF fra scratch. Lagre filen når den er fullført.
2

Lagre filen som en PDF-fil hvis du bruker et program som tillater det. Alle Microsoft Office- programmer gir denne evnen , så lenge du allerede har Adobe Acrobat installert på datamaskinen. For eksempel i Excel , klikker du på " Microsoft Office-knappen , " rulle over " Lagre som" og velg "PDF eller XPS. " Skriv inn et filnavn, og klikk på "Publiser ". I andre programmer , kan du være i stand til å skrive ut til PDF ved hjelp av Adobe PDF Printer . Åpne PDF-filen i Adobe Acrobat .
3

konvertere filen gjennom Adobe Acrobat hvis Trinn 2 er ikke mulig. Åpne Acrobat og klikk på "File , Lag PDF , Fra fil. " Velg regnearket filen fra "Åpne " dialogboksen og klikk " Åpne ". Filen vil konvertere og åpne et nytt PDF-dokument . Klikk på "File Lagre som" for å lagre filen .
Legg Search Features ( Ref. 3 , 4 )
4

Åpne "Finn"- verktøylinjen i Adobe Acrobat . Det vil være åpen som standard, men du kan alltid finne det igjen ved å velge " Rediger, Finn . " Bruk den til å finne noen ord i dokumentet.
5

Bruk " Search" -vinduet for å tillate en mer kompleks søk . Klikk "Edit , Søk" for å vise det, eller klikk på pilen ved siden av " Finn " verktøylinje og klikk "Åpne fullstendig Acrobat-søk . " Denne funksjonen er også tilgjengelig for Adobe Reader-brukere .
6

Lag en indeks for PDF slik at brukerne kan søke i databasen . For å legge til en indeks , klikk på "Avansert , Dokumentbehandling , Manage Embedded Index. " Klikk på " Embed Index. " Følg instruksjonene og klikk " OK . " Indeksen vil bli inkludert med PDF når du distribuere det til mottakerne .