Her er en oversikt over hvordan en liten bedrift kan skaffe seg et datasystem, som dekker de forskjellige alternativene og hensynene:
1. Definere behov og budsjett
* Hva er formålet? Bestem de primære oppgavene systemet vil håndtere:
* Kontorproduktivitet (ordbehandling, regneark, e -post)
* Grafisk design eller videoredigering
* E-handel eller online salg
* Inventory Management and Accounting
* Dataanalyse og rapportering
* Hvor mange brukere? Vurder antall ansatte som krever tilgang.
* Budsjettbegrensninger: Sett et realistisk budsjett for maskinvare, programvare og nødvendig støtte.
2. Anskaffelsesalternativer
* Kjøpe nye systemer:
* Pros:
* Full eierskap og kontroll
* Kan tilpasse til spesifikke behov
* Potensielt lengre levetid enn pusset opp
* ulemper:
* Høyere forhåndskostnad
* Krever forskning og beslutninger
* pusset opp eller brukte systemer:
* Pros:
* Lavere kostnader
* Kommer ofte med garanti
* ulemper:
* Potensielt kortere levetid
* Kan ha begrensninger når det gjelder ytelse og tilpasning
* Leasing:
* Pros:
* LAVE månedlige betalinger
* Evne til å oppgradere oftere
* ulemper:
* Eide ikke utstyret
* Mulige straffer for tidlig oppsigelse
* Skybaserte løsninger:
* Pros:
* Betal-as-you-Go-modell
* Tilgang fra hvor som helst med internettforbindelse
* Inkluderer ofte programvare og støtte
* ulemper:
* Avhengighet av internettforbindelse
* Potensielle sikkerhetsproblemer
* Kan ha begrensede tilpasningsalternativer
3. Valg av maskinvare
* Desktop vs. Laptop: Tenk på mobilitetsbehov og begrensninger i arbeidsområdet.
* prosessor: Velg en prosessor som oppfyller kravene fra den tiltenkte programvaren.
* Ram: Tildel tilstrekkelig RAM for multitasking og jevn drift.
* lagring: Balanse behovet for plass med ønsket hastighet (HDD vs. SSD).
* periferiutstyr: Monitorer, skrivere, skannere osv.
4. Programvarehensyn
* operativsystem: Windows, MacOS eller Linux (vurder kompatibilitet med eksisterende systemer og brukerpreferanser).
* produktivitetssuite: Microsoft Office, Google Workspace eller OpenOffice.
* bransjespesifikk programvare: Regnskap, design, e-handel, etc.
* Sikkerhetsprogramvare: Antivirus, brannmur og sikkerhetskopiering av data.
5. Installasjon og oppsett
* internt: Ansett en IT -profesjonell eller har kunnskapsrik personalhåndtak.
* tredjepartsstøtte: Engasjer et selskap for å sette opp systemene og gi opplæring.
6. Pågående vedlikehold og støtte
* IT -støtte: Bestem hvordan du vil adressere programvareproblemer, funksjonsfeil i maskinvare og sikkerhetsoppdateringer.
* Backup og gjenoppretting av data: Implementere vanlige sikkerhetskopieringsprosedyrer.
* Sikkerhetspolicyer: Etablere sterke passord og tilgangskontroller.
7. Hensyn for små bedrifter:
* skalerbarhet: Velg et system som kan vokse med virksomheten din.
* trening: Forsikre deg om at ansatte er komfortable med å bruke de nye systemene.
* Kostnadseffektivitet: Balanse innledende kostnader med langsiktige utgifter.
* Sikkerhet: Implementere robuste sikkerhetstiltak for å beskytte data og systemer.
eksempel scenario:
Se for deg et lite bakeri som ønsker å oppgradere datasystemet. De trenger et system for å håndtere bestillinger, administrere varelager og behandle betalinger.
* behov: Kontorproduktivitet, lagerstyring, e-handel (valgfritt).
* Budsjett: $ 2000 - $ 4000.
* Anskaffelse: Å kjøpe nye stasjonære datamaskiner med et POS -system (salgssted) for å ta bestillinger.
* Maskinvare: Desktop PC -er med tilstrekkelig RAM og lagring, et POS -system og en skriver.
* programvare: Microsoft Windows, Microsoft Office, regnskapsprogramvare og muligens en e-handelsplattform.
* støtte: Ansett et lokalt IT -selskap for innledende oppsett og kontinuerlig vedlikehold.
Husk: Vurder nøye dine forretningsbehov, budsjett og tilgjengelige ressurser før du tar noen beslutninger.
