I Excel, en
valideringsliste er en datavalideringsregel som begrenser dataene som er lagt inn i en celle til et forhåndsdefinert sett med verdier. Dette settet med verdier kan være en liste over elementer, en rekke celler eller en formel som returnerer en liste.
Her er en oversikt over hvordan valideringslister fungerer og fordelene deres:
hvordan det fungerer:
1. Opprett listen: Du definerer listen over tillatte verdier enten direkte i datavalideringsinnstillingene eller ved å henvise til en rekke celler eller en formel.
2. Bruk regelen: Du bruker denne regelen på målcellen (e) der du vil begrense dataregistrering.
3. Brukeropplevelse: Når en bruker klikker på cellen med validering, vil de se en rullegardinpil med listen over gyldige verdier.
4. Datahåndhevelse: Hvis brukeren prøver å oppgi en verdi som ikke er på listen, vil Excel forhindre den og vise en feilmelding.
fordeler ved å bruke valideringslister:
* Data nøyaktighet: Sikrer at bare riktige og forhåndsdefinerte verdier legges inn, og forhindrer feil og uoverensstemmelser.
* Datakonsistens: Fremmer ensartethet over flere celler ved å håndheve bruken av det samme settet med verdier.
* Forbedret brukeropplevelse: Gjør dataoppføringen enklere og raskere ved å gi en klar og kortfattet liste over alternativer.
* Forbedret produktivitet: Reduserer tidsbruk på dataregistrering og datakorreksjon, ettersom brukere blir guidet mot gyldige innganger.
* Bedre dataanalyse: Ved å bruke konsistente data vil dataanalysen og rapportering være mer nøyaktig og pålitelig.
Eksempler på bruk av valideringslister:
* rullegardinmeny for kundenavn: Opprett en liste over kundenavn i et eget celleområde og bruk den som en valideringsliste på en kolonne for kundenavn.
* produktkategorier: La brukere velge en produktkategori fra en forhåndsdefinert liste (f.eks. Elektronikk, klær, mat) for konsekvent kategorisering.
* Datoområder: Definer et spesifikt datoområde (f.eks. Mellom 1. januar og 31. desember) som en valideringsliste for en datakolonne.
Opprette en valideringsliste i Excel:
1. Velg cellen (e) du vil bruke regelen på.
2. gå til data Tab.
3. Klikk Datavalidering I dataverktøyene gruppe.
4. I innstillingene fane:
* Velg liste fra tillat rullegardin.
* I kilden Felt, skriver enten listen over verdier direkte, atskilt med komma, eller velg celleområdet som inneholder listen.
* (Valgfritt) Du kan tilpasse inngangsmeldingen og feilvarsling Seksjoner for å gi nyttige meldinger til brukerne.
5. Klikk OK .
Å bruke valideringslister er en kraftig måte å sikre datatøyaktighet, konsistens og brukervennlighet i Excel. Det er et verdifullt verktøy for å forbedre regnearkene og arbeidsflytene.
