Microsoft Excel-regneark programvare har mange flotte funksjoner for brukerne . Dessverre kan noen av disse funksjonene føre til at filer som er opprettet av dette programmet til å vokse til uhåndterlig størrelse raskt. Når filstørrelsen er stor , beregninger er treg og programmet kan krasje ofte. Redusere størrelsen av Microsoft Excel- arbeidsbøker ved å begrense enkelte funksjoner som bruker mye minne . Instruksjoner
en

Slett ekstra standard regneark i en ny Excel arbeidsbok . Hver ny arbeidsbok som Excel skaper har tre regneark ( Ark1 , Ark2 og Sheet3 ) . Disse arkene kreve ekstra minne og plass på harddisken når du lagrer arbeidsboken . Høyreklikk på navnet fanen ( nederst i arbeidsboken ) for andre regneark . Deretter velge Slett fra pop-up kontekstmenyen. Gjenta disse trinnene for å slette den tredje regnearket.
2

Redusere størrelsen på grafikk, strektegninger eller smart art at du har satt inn eller importert til arbeidsboken . Grafikk raskt øke størrelsen på hver lagret Excel -fil . Klikk på et innebygd grafisk objekt for å aktivere Picture Verktøy-menyen . Komprimere , beskjære eller redusere fargemetningen og oppløsning på jpeg, gif , bmp , tiff og png filer . Du kan også bruke en ekstern grafikk program for å endre størrelsen på utklipp og andre filformater , og deretter sette inn mindre størrelse objekt i arbeidsboken.
3

Bruk TrueType-skrifter som standard skrift for Excel regneark etiketter. Tilpassede skrifter krever ekstra minnetildelinger . Excel lagrer instruksjonene for skriveren i arbeidsboken . Derfor vil filstørrelsen øker med hver tilpasset skrifttype .
4

Påfør tekst formater som fet, kursiv og farger til individuelle celler bare . Hvis du velger en rad eller kolonne når du legger formater , gjelder Excel formateringen på alle celler i utvalget . Siden Excel har mer enn 200 kolonner og tusenvis av rader , vil formateringen bruke Random Access Memory å håndtere formatene for rader og kolonner.
5

Eliminer unødvendige kommentarer , tekstbokser og andre forbedringer som vannmerker, celle skyggelegging og grenser . Alle krever ekstra plass når du lagrer filen . Topp-og bunntekst , sidetall , diagrammer , hyperkoblinger , tabeller og utvalg navn i formler også øke størrelsen på en Excel-arbeidsbok . Utskrift alternativer som linjenettet skjermer og gjentatt rad og kolonneoverskrifter kan også bli eliminert for å redusere størrelsen på arbeidsboken.
6

Lagre arbeidsboken i PDF -format. Dette alternativet er inkludert i Excel 2007 , de fleste tidligere versjoner krever et tillegg som du må laste ned. Velg Lagre som på Fil-menyen i Excel-versjoner gjennom 2003 . Det er under Microsoft Office-knappen menyen (til venstre for Home) i Excel 2007 . Velg PDF fra menyen. Deretter velger du Optimer for minstemål radio -knappen i filen dialogboksen Lagre . Dette skaper en mindre PDF -fil som er klar til å sende e-post eller publisere på nettet .