Folk bruker databaser for å lagre informasjon på en datamaskin om en rekke ting. Microsoft gjør en populær database dataprogram som heter "Microsoft Access. " Mange mennesker og arbeidsplasser bruke Microsoft Access fordi det er relativt lett å trene ansatte i og kan betjene flere lagring og rapportering. Regneark Organisasjon

bedrifter ofte holde sine økonomiske og salg data i datamaskinen regneark . Som en virksomhet vokser og samler inn mye data i løpet av årene , kan det nytte å overføre sin overveldende regneark til en Microsoft Access database for å forenkle dataene. Ifølge Microsoft, hjelper Tilgang forenkle data ved å tillate folk å vise dataene på flere måter og lagring av flere bord på ett sted på datamaskinen i stedet for å lagre hvert bord i en annen fil.
Reports

Foruten bare lagring av data , kan Microsoft Access produsere rapporter om data . Database brukere kan for eksempel beregne summer som fortjeneste og kostnader. Ifølge Zicklin School of Business ved Baruch College , kan Access-rapporter også generere informasjon om kunder eller andre typer finansielle historier.
Danner

Microsoft Access også lar brukerne lage enkle å lese skjemaer for dataregistrering . Et skjema kan ha bokser med bestemte etiketter for å samle inn informasjon , ifølge Microsoft. For eksempel kan et selskap lage en kundedatabase og skriv kundeinformasjon ved å utforme et skjema i Microsoft Access med bokser for hver kundens navn , adresse og telefonnummer. Selskapet kan deretter bruke databasen som en katalog av kunder. Et skjema kan også holde styr på andre typer data , som undersøkelsen svarer, kjøp poster , donasjon poster og registrering med klubb eller organisasjon .
Spørringer

Database tabeller ofte har mer informasjon enn en person ønsker å lese på en gang, men Microsoft Access database brukere kan vise mindre mengder informasjon på en gang ved hjelp av spørringen funksjon . Et selskap kan vise informasjon om salget av bare ett produkt ved å opprette en spørring som ser bare på ett produkt, i stedet for å måtte se på en overveldende stort bord av informasjon om salg av flere produkter.