En Access- database fungerer som et utmerket redskap for lagring av årets poster , fra utleie datoer og hjemmeadresser til lønn og lønn fradrag informasjon. Hvis du planlegger å bruke en Access database for din lønn beregninger , designe dine tabeller først , fylle dem med nødvendig grunnleggende informasjon , og deretter bruke en rekke beregnede spørringer og rapporter for å beregne arbeidsgiveravgift og annen viktig informasjon . Bygging av Table

Når du bygger bordet der den ansattes lønn databasen er basert på, må du angi feltene opp riktig. Du må feltene for fornavn og etternavn for hver arbeidstaker , samt et felt som lagrer hver arbeiderens Social Security nummer eller ansatt ID . Den årlige lønnen til arbeidstakeren går i et annet felt , at feltet skal være i valutaen format. Du trenger ikke å opprette felt for lønn fradragsbeløp , som du kan beregne disse beløpene basert på den informasjonen som finnes i tabellen .
Beregnet spørringer

One av de tingene som gjør Microsoft Access en så effektiv database program er at ikke alle data må lagres permanent i tabellene. I stedet kan databasen designere lage en serie med beregnede felt innenfor spørringer. Disse beregnede felt gi data i sanntid , uten behov for å lagre ekstra felt i tabellen . For eksempel, hvis lønnen informasjon er lagret i et felt som heter " GrossPay , " databasen utvikleren kan lage en beregnet spørring for å beregne Medicare skatt basert på dette tallet. At beregnet felt ville lese " MedicareTax : [ GrossPay ] * 1,45 %," forutsatt at Medicare arbeidsgiveravgift er 1,45 prosent av grunnlønnen
Reports

. Når søket og dets beregnede felt er på plass , kan databasen designere lage en rapport som tillater brukere å få informasjon om de ansatte de ønsker å se . Databasen designer kan lage en rapport for hver avdeling , med denne rapporten filtrering for arbeidere i den avdelingen basert på en kode i databasen tabellen . For eksempel kan rapporten brukes av en teknisk tjenester manageren bli filtrert for arbeidstakere med en kode av "TS ". Når lederen kjører rapporten en liste over arbeidere og lønn vises , komplett med beregninger for alle nødvendige arbeidsgiveravgift.
Real- time data

En av de mest viktige aspekter av Microsoft Access er at brukerne kan få informasjon i sanntid når de klikker på en spørring eller rapport . Når brukere tilgang til disse database elementer , trekker programmet relevant informasjon direkte fra databasen tabeller , og inkluderer resultatene alle oppdateringer andre brukere har nettopp laget . Som gjør at ledere som arbeider på et budsjett, for eksempel å kjøre en rapport av alle i sin avdeling og se deres faktiske år -to-date lønn informasjon , sammen med de nødvendige lønn fradrag .