En av de viktigste tingene å huske på når du bruker QuickBooks å organisere og opprettholde virksomheten økonomi er at programvaren alene kan ikke gjøre jobben . Hvordan du bruker programvaren er det som virkelig avgjør hvor nøyaktig virksomheten finansielle poster vil bli. Tar tid i begynnelsen til å bli kjent med programvaren ved å arbeide gjennom en QuickBooks læring guide vil ikke bare hjelpe deg å komme i gang i riktig retning , men også legge et grunnlag for å forstå noen av QuickBooks mer avanserte funksjoner . Regnskapsmessige Basics

En god første trinnet innebærer en gjennomgang av grunnleggende regnskap begreper og prosesser . Ryggraden i regnskapssystemet er hovedbok, eller i QuickBooks vilkår , kontoplanen . Innenfor Kontoplan , transaksjoner som sette inn penger på din brukskonto , link til enkelte eiendel , forpliktelse , inntekter, kostnader eller inntekter kategorier når du legger ut , eller legger dem inn. QuickBooks følger etablerte regler for double-entry regnskap, slik at hver oppføring du gjør innebærer debet og kredit . Belastning transaksjoner øke eiendeler og redusere gjeld , mens kreditt transaksjoner øker gjeld og reduksjon eiendeler . Hver oppføring du gjør er et partnerskap med QuickBooks . Hvis du belaste din brukskonto (skriv inn et depositum) , tar QuickBooks vare på kreditering riktig motsatt konto, som for eksempel oppdatering balansen i kundens kreditt -konto.

QuickBooks starter du med en enkel kontoplan og din første oppgave er å tilpasse hovedbok kontoer å reflektere hvordan du gjør forretninger. Åpne Kontoplan fra " Lister "-kategorien på QuickBooks hovedmenyen. Legge til, slette eller skjule kontoer du måtte trenge i fremtiden, men er ikke nødvendig på dette punktet . Som standard bruker QuickBooks bare navn for å identifisere kontoer. Hvis din bedrift bruker også kontonumre , slå av denne funksjonen på via selskapets Preferences . Fra "Edit "-kategorien på hovedmenyen , velg " Innstillinger ", velg deretter "Regnskap " fra listen på venstre side av vinduet . I "Selskapet Preferences "-kategorien , plasserer en sjekk i " Bruk kontonummer " boksen og klikk " OK ".
Kunder

Customer Center ( hovedmenyen item ) er der du opprettholde informasjon om kunder og arbeidsplasser. Individuelle kunderegistre kan inneholde så mye detaljer som du har lyst til å gi , herunder kontakt og shipping informasjon , kreditt- og betalingsinformasjon . QuickBooks gir en sikker metode for å legge inn kredittkortinformasjon som krypterer kontonumre og lar deg bestemme hvem som har tilgang til dette området ved å etablere tillatelse . Slå på denne funksjonen med en gang hvis forretningsdokumenter kundens kredittkortnummer . Velg " Company" fra hovedmenyen , og velg deretter " Customer Credit Card Protection. " Vis en Security Log rapport som kan varsle deg om alle som prøver å få tilgang til konfidensiell kundeinformasjon ved å velge "Rapporter" fra hovedmenyen , deretter " Accountant & ; skatter, " . , og deretter Customer Credit Card Audit Trail "
Leverandører

Leverandøren Center ( hovedmeny ) fungerer omtrent som Kunden Center. Gi detaljert informasjon om leverandører kan være en stor hjelp på skatt tid og gjør skrive sjekker mindre tidkrevende . Tilpasningsmuligheter kan du filtrere informasjonen for den enkelte leverandører og vise elementer som balanse , betalingsmetode og betalingsbetingelser. En "Account Forhåndsutfyll "-fanen kan du velge opptil tre arbeidsdager kontoer som skal vises i transaksjonen vinduet og hjelper deg å unngå å legge ut feil .
Reports

Reports center ( hovedmeny ) inneholder mange innebygde rapporter som dekker de fleste noen aspekter av virksomheten din. Disse inkluderer Standard Finansielle rapporter som en prøveordning balanse og balanse rapport , Profit & Loss rapporter , Cash Flow rapporter , aktivitet rapporter , for eksempel salg og leverandører , og Inventory, Ansatt, og Banking rapporter. Hver innebygde rapporten inneholder alternativer for tilpasning , slik at du kan tilpasse informasjonen til å matche krav. QuickBooks kan også lagre , eller " huske ", egendefinerte rapporter for visning senere .
Hensyn

bli kjent med QuickBooks programvare kan være overveldende hvis du prøver å lære alt på en gang . Ta deg tid til å bli kjent med det grunnleggende , og få hjelp hvis du trenger det. En god ressurs å bruke er en utenforstående revisor. De fleste regnskapsbyråer er kjent med QuickBooks og kan hjelpe deg med å sette opp programvaren og svare på eventuelle spørsmål du måtte ha. Vurdere denne ressursen selv om du ikke vanligvis bruker et regnskapskontor , som mer grundig er du i begynnelsen , jo bedre programvaren utføre jobben sin og mer nøyaktig informasjon vil bli.