Microsoft Office Access er en kraftig database management system . Den tillater brukere å lagre enorme mengder data , og til å trekke sammen undergrupper av disse dataene gjennom en prosess som kalles " spørring . " En fordel med en spørring er at det tillater en rapport utbygger å velge bestemte poster eller gjøre beregninger på mindre biter av data. Når disse søkene er fullført, de fleste brukere ønsker å dele resultatene i trykt form. Access har flere spørring utskriftsalternativer. Dataarket Printing

Den enkleste utskrift alternativet er å kjøre en spørring og deretter bare skrive den resulterende data ( som vil ligne et regneark ) ved å velge " File " og deretter " Skriv ut" fra menyen i Access . Regnearket vil skrive ut , men vil resultatet se ut som et rutenett , og vil ikke være optimalisert for papir . For eksempel kan et stort spørring generere flere ekstra sider med kolonner. Denne løsningen er bra for enkle spørringer som vises i en enkel kolonneformat , når utseendet på data er ikke viktig .
Rapporter Printing

De fleste utviklere skrive spørring gjennom en rapport. Microsoft Office Access har en robust rapport forfatter som lar utviklere å plassere spesifikke dataelementer hvor som helst på en utskrevet side og bruke spesiell formatering på ulike felt (for eksempel å farge et negativt tall rød ) . Rapporter er den mest elegante måten å presentere informasjon , men de kan ta litt tid å forberede.
Eksporterer til Excel

Noen brukere synes det er nyttig å kjøre en spørring , og deretter eksportere resultatene til Excel for noen grunnleggende endringer i formateringen . En stor dataark , da satt i Excel , er lettere manipulert for kolonnebredde , fonter og andre former for formatering. Dette er en god løsning for rapporten forfattere som trenger flere alternativer enn bare å skrive ut spørringen utgang direkte , men som ikke ønsker å investere tid i å forberede en rapport i Access .
Eksport med ODBC

Open Database Connectivity er en mekanisme som tillater andre programmer (som Crystal Reports ) få tilgang til data i en Access database. Disse andre programmer kan deretter ta tak og vise data direkte. For eksempel Crystal Reports funksjoner som Access- rapport forfatter , bortsett fra at det ikke er knyttet til en bestemt database , som er nyttig for miljøer med flere databaser med lignende felt- navnekonvensjonene . Dessuten tillater ODBC nettlesere å hente informasjon fra en database som skal vises på en webside - et nyttig verktøy for å tillate Web-brukere å skrive ut sine egne kopier direkte fra sine nettlesere
< . br >