Den MS Access forhåndsvisning funksjonen lar brukeren se en rapport før utskrift for å sikre at produksjonen er korrekt . Papirstørrelse, marger , spalter og sideretning, kan justeres fra i forhåndsvisningen. Forhåndsvisningen funksjonen viser en enkelt side eller opptil 12 sider på ett skjermbilde . Den inneholder også en funksjon for å tillate eksport av rapporten data til ulike formater . Tilgang til forhåndsvisning

Navigeringsruten på venstre side av databasen prosjektet inneholder prosjektrapporter . Velg rapporten å vise ved hjelp av en "høyreklikk " med musen. Velg " Print Preview " fra drop -down listen. Microsoft Office-knappen øverst til venstre på skjermen inneholder også en forhåndsvisning utvalg i drop -down menyen. Hvis rapporten er åpen på databasen skjermen , "høyreklikk " rapporten fanen navn på toppen av det viktigste arbeidet seksjonen og velg "Print Preview" fra drop -down menyen .
Forhåndsvisning flere sider

standard display for forhåndsvisning funksjonen er én side og 100 prosent zoom. En bruker kan velge en visning av flere sider ved å bruke musen for å "klikke" på side view valgene på toppen av forhåndsvisningen. Valgfrie visningene inneholder to, fire, åtte eller 12 sider som vises på en skjerm. En bruker kan også zoome på skjermen fra 10 prosent av sin opprinnelige størrelse opp til 1000 prosent .
Page Layout
p Hvis forhåndsvisningen viser ujevne marginer , marginer som vises for liten eller for stor, eller feil kolonner forhåndsvisningen inneholder tilgang til " Page Layout "-funksjon for å justere disse elementene . En bruker kan også endre papirstørrelse, sideretning, legge sammen tall eller bindestrek og sette inn sideskift fra " Page Layout "-funksjonen . Denne funksjonen er plassert på toppen av forhåndsvisningen . Endringene vises umiddelbart i forhåndsvisningsvinduet
eksportere data

Når alle endringene er fullført, kan brukeren skrive ut til en skriver ved hjelp av print -ikonet i øvre venstre hjørne , eksportere MS Access-data til ulike filformater eller lukke forhåndsvisningen vinduet og gå tilbake til dokumentet . Tilgjengelige formater for eksport inkluderer rikt tekstformat ( . Rtf ) , standard tekstfil ( . Txt ) , Portable Document Format ( . Pdf) eller XML Paper Specification -format ( . XPS ) .