? Ifølge Texas State Library , holde en uorganisert fil management system er en oppskrift på katastrofe . Det er vanskelig å få informasjon når du trenger det raskt. Organisere og manipulere informasjon innenfor et slikt uorganisert system for beslutningstaking formål er også ganske umulig. Et effektivt arkivsystem er obligatorisk for enhver organisasjon som forventer å høste fordeler fra informasjonen i sin besittelse . Den geografiske arkivsystem er hensiktsmessig der den geografiske plasseringen er den viktigste komponenten av informasjonen . Convenience
Geographic poster knyttet til et bestemt sted er lagret sammen. Dette muliggjør rask beslutningsprosess fordi informasjonen under vurdering knyttet til ett bestemt geografisk område bare . Geografiske områder er klassifisert som enheter eller grupper av enheter. Geografisk filing gir enkel bevegelse av poster ved bare å flytte dem fra ett sted til et annet .
Analyse Fordeler
Geographic filing hjelpemidler prosessen med analyse ved å tillate enkel sammenligning av data elementer. For eksempel , arkivert en analyse av poster i henhold til bygningen navn og plassering kan bidra til å identifisere vedlikehold poster for en bestemt bygning .
Kompleksitet Ulemper
Prosessen med lagring og gjenfinning av geografiske data er tidkrevende på grunn av behovet for å referere bruker flere identifikatorer . For eksempel ville finne en bestemt bygning krever en referanse til en bestemt tilstand , byen , gaten og til slutt navnet på bygningen. Records opprettholdt i noen nasjoner er skrevet i deres språk . For eksempel er byen Firenze i Italia "Firenze" i italienske poster. Krysse referanse til det andre språket blir derfor nødvendig for at ikke-italienske brukere å forstå informasjonen .
Index Krav Ulemper
Du må være kjent med det geografiske området godt nok til å forstå postene . Å finne dem raskt , må du bruke en alfabetisk indeks. Prosessen med lagring og gjenfinning av en rekord krever to handlinger : . Sjekk indeksen for plasseringen av filen, og søk etter den midt blant de andre opplysningene
