Microsoft Access gir mange muligheter for å maksimere effektiviteten av dataregistrering . En vanlig brukt verktøyet er drop- down listen , som lar brukeren velge fra et utvalg i stedet for å skrive inn et ord eller en setning hver gang . Du kan få tilgang til brukbare form av listen fra hvilken som helst tabell , spørring, skjema eller rapport som bruker feltet . Å gjøre endringer i innholdet i listen , må du få tilgang til den underliggende strukturen som kan være i en tabell eller spørring . Instruksjoner
en

Åpne den underliggende tabellen som inneholder dataene for drop- down boks . Høyreklikk tabellen tittelen i " navigasjonsruten , " og velg " Design View" for å åpne tabellen i det redigerbare modus. Denne visningen lar deg se på den underliggende strukturen av bordet og gjøre endringer i innhold og layout.
2

Velg drop- down -feltet, og velg " Oppslag " fanen i " felt egenskaper " i bunnen av skjermen. Hvis " Row Kilde Type" stater " Tabell /spørring , " drop - down boksen er basert på en annen tabell eller spørring og navnet på det objektet er oppført i " Row Source "-feltet . Hvis det står "Value List," det er ikke basert på et annet objekt og verdiene er oppført i " Row Source "-feltet .
3

Åpne rad kilden til en " Tabell /spørring "drop -down boksen ved å åpne dette objektet i " Design View. " Legge til eller fjerne felt i tabellen eller spørringen å endre alternativene som er oppført i drop -down boks . Alle tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter som bruker den drop- down boks vil automatisk oppdatere .
4

Velg innholdet i en "Value List " drop -down boks fra " Row Source "-feltet "Field Properties ." Legge til eller fjerne setninger for å endre drop- down boks alternativene som er oppført . Omgi setninger i anførselstegn og plassere et semikolon mellom dem for eksempel følgende : . "Open" , "Lukket ", " Avbrutt "