Metadata er data om data , og gir underliggende data om elektroniske dokumenter , fil strukturer og korrespondanse . Metadata kan avsløre dine endringer og merknader i et dokument , sammen med det nøyaktige tidspunktet da du opprettet eller redigert dokumentet . Denne informasjonen er spesielt følsomme . Å vite hvordan programmene behandler metadata og hvordan du fjerner det er nøkkelen til å beskytte konfidensiell informasjon . Bruk av metadata
Metadata kan være nyttig for et juridisk team samarbeider om et dokument , slik at medlemmene til å sette inn notater og kommentarer . Gruppemedlemmer kan også bruke et program " Spor endringer "-funksjonen for å undersøke påfølgende utkast før komponere den endelige versjonen . Metadata kan være gjenstand for oppdagelsen hvis en part bestrider datoen for et dokument skaperverk . Dokumentets metadata tillater retten å fastslå nøyaktig når et dokument ble opprettet og når dens skapere gjort endringer til det.
Bilder Potensielle risikoer
dokumentets mottaker kan ofte rett - klikk på ikonet for å få opp sin Properties utvalg , og vise datoer dokumentet ble opprettet , redigert eller sendt. I " Metadata : The Ghosts Haunting e- Documents " fra oktober 2008-utgaven av "The Florida Bar Journal , " forfattere David Hricik og Chase Edward Scott indikerte at Microsoft Word er " Spor endringer "-funksjonen lar en mottaker til å se en dokumentets tidligere utkast, potensielt avslørende en juridisk lagets strategi og bunnlinjen posisjon på hva de er villige til å akseptere i forhandlingene . Annet dokument etableringen programvare omfatter vanligvis lik sporing og gjennomgang funksjoner .
Juridiske oppfatninger om Metadata Etikk
Etiske standarder for metadata gruvedrift varierer mye mellom stater . The New York State Bar utstedt de første juridiske betenkninger i Amerika om metadata , sier i Opinions 749 og 782 , utgitt i 2001 og 2004 , at mens en klient råd var ansvarlig for expunging data fra elektroniske dokumenter og kommunikasjon, var det uetisk for mottakerne til å forsøke å trekke ut metadata som de kunne bruke mot sine motstandere. The Alabama Bar utstedt en 2007 mening speiling New York Bar er standard , men andre stater , for eksempel Maryland , tillate advokater for å bruke innebygde metadata . The American Bar Association "Formell Opinion 06-442 " av august 2006 plasserer ansvaret for expunging metadata på et dokument skapere , finner ingen etisk grunn for advokater til å gi avkall metadata gruvedrift .
Juridiske implikasjoner
p Det er en advokat ansvar å fjerne metadata fra dokumenter som skal sendes , og unnlater å gjøre dette kan resultere i etikk eller malpractice avgifter , avhengig av hvor skadelig informasjonen var til hennes klients sak . I noen stater, som New York og Florida , vise metadata motstridende råd sender et uhell i et dokument og bruke det under forhandlingene kan resultere i etikk kostnader.
Best Practices
< p > Hvis du er avhengig av ansatte til å komponere endelige utkast, gjøre dem klar om metadata - embedding funksjoner i programmene de bruker , samt gi dem verktøy til å fjerne den. Lær hvordan hvert program du bruker innenfor kontoret håndterer metadata sammen med sine alternativer for å vise og fjerne metadata . Applikasjonsleverandører vanligvis gi metadata fjerning funksjoner for sine applikasjoner som benytter seg av det , og du kan også kjøpe tredjeparts applikasjoner kalt " scrubbere " som tilbyr avanserte metadata fjerning evner.
