Datanettverk gjør det enkelt å lagre og dele data . En sentral beliggenhet tilgjengelig for mennesker i ulike kontorer , eller til forskjellige bygninger , sparer tid og penger ved å forbedre kommunikasjon og samarbeid . Imidlertid kan data bygge opp til filene er begravd flere lag dypt i systemet og bli vanskelig å finne. Ved å sette opp retningslinjer for nettverket filstrukturen , kan du bidra til å holde data lett å finne. Tegn en Network File Struktur Diagram

Ta deg tid til å tenke gjennom ting . Tenk på din nettverkslagring som et arkivskap , og bestemme hvor mange " skuffer " du vil ha. Tegn et flytskjema eller pyramide med en liste over personer og avdelinger som trenger å ha mapper på øverste nivå i strukturen , og deretter bryte ut ting videre etter hvert nivå . Hold mapper på øverste nivå til et minimum for å unngå forvirring . Bruk store avdelinger , stillingsbeskrivelser eller regnskap kategorier som modell. Hvis du planlegger å ha separate tilordnede nettverksstasjoner for mappe tilgang, vurdere å bruke så få som mulig. Kart én stasjon for en sentral felles lagringssted og en stasjon for den enkeltes personlige eller konfidensielle lagring. Prøv å standardisere mappenavn og strukturer for å gjøre vedlikeholdet enklere, spesielt hvis du har et høyere antall mapper på øverste nivå .
Tenk File System Security

Eliminer sikkerhetsspørsmål ved å opprette tillatelse grupper for høyere nivå mappe tilgang stedet for å gi brukere tilgang til hver mappe på øverste nivå , ett om gangen . Ved å tildele sikkerhetsgrupper og deretter legge til brukere i disse gruppene , kan du opprettholde færre lister og kutte administrasjonen ned betraktelig . Angi tillatelser som hindrer brukere i å opprette eller slette mapper på øverste nivå . Hold sikkerhetsgrupper til et minimum også , ved hjelp av fil struktur diagram som en retningslinje . Sett opp en delt mappe for generell adgang til å gjøre det enkelt for avdelinger for å flytte data mellom tillatelse grupper, men tildele hver avdeling eksklusiv tilgang til en egen mappe .
Vurdere individuelle behov

Sett opp mapper under øverste nivå i filstrukturen basert på at avdelingens eller brukers behov. Diskuter sitt ansvar med dem og lage en mappestruktur som gir mening for alle involverte. Hvis du har brukere med høyere lagringsplass behov, kan det være lurt å sette kvoter på øverste nivå mapper for å hindre dem fra å bruke opp plass og påvirker andre. Utdanne brukerne om plass grenser og datalagringsdirektivet for å hjelpe dem å opprettholde et ryddig og organisert mappe system .