En papirløse kontor er en der bruken av papir er enten fjernet eller er minimal (går helt papirløs er vanligvis ikke mulig eller praktisk ) . I et papirløst kontor , er data, filer og informasjon som er lagret , tilgang til, hentes og behandles elektronisk . Flere elektroniske enheter brukes for disse funksjonene. Skannere brukes til å konvertere papirdokumenter til et elektronisk format . De konverterte dokumenter og elektroniske filer blir lagret og behandlet på datamaskiner og deles på tvers av nettverk . Dokumenter kan overføres elektronisk ved hjelp av faksmaskiner , og PDAer brukes for mobil tilgang til elektroniske dokumenter . Datamaskiner

Datamaskiner er ryggraden papirløse kontorer . Dokumentet ledelse, content management , optical character recognition , e -post og andre systemer som kreves for å kjøre et papirløst kontor er alle programmer som kjører på datamaskiner. Papirløse kontorer kan inneholde ulike typer datasystemer for å møte behovene i organisasjonen , fra frittstående personlige datamaskiner og bærbare datamaskiner for små eller hjem kontorer til store, komplekse nettverk av servere , arbeidsstasjoner og dataenheter for større bedrifter .

skannere

De fleste papirløse kontorer bruker et dokument styringssystem for å lagre filer elektronisk. Papir Filene konverteres til elektroniske filer ved hjelp av en skanner , som gjør dette til en av de viktigste elektroniske enheter i et papirløst kontor . De skannede dokumentene er enten lagres som bilder eller behandles i elektroniske filer ved hjelp av optisk tegngjenkjenning programvare som ofte leveres med skanneren. Noen kontorer bruker multifunksjonelle enheter som fungerer som kopimaskiner, skannere og faksmaskiner - alt i ett er

Faksmaskiner

Elektronisk faksmaskiner brukes i papirløs. kontorer for å overføre elektroniske kopier av filer over telefonlinjer eller nettverk og er en god måte å kommunisere med tradisjonelle kontorer . Den elektroniske faks tillater mottakeren å skaffe en papirkopi av en fil hvis nødvendig. En elektronisk faksmaskin er vanligvis koblet til dokumentet styringssystem for å tillate det papirløse kontoret for enkelt å lagre innkommende og utgående dokumenter.
Lagringsmedier

Papirløse kontorer lagre det meste av sine filer og data elektronisk. Dette introduserer risiko, som data som er lagret elektronisk kan gå tapt eller ødelagt gjennom enhet svikt, elektrisk overspenning, smitte av datavirus eller andre katastrofale hendelser . Dataene skal sikkerhetskopieres jevnlig . Lagringsmedier - for eksempel harddisker , backup magnetbånd og båndstasjoner - er essensielt i et papirløst kontor . De sikkerhetskopierte kopier av data på lagringsmediet blir vanligvis lagret offsite som en beredskap tiltak.