Hvis du arbeider med et stort antall dokumenter på regelmessig basis , vil etablere et arkiv til slutt være avgjørende. Du har et valg mellom å skanne dokumenter og bruke papir lagring. Convenience Faktorer

På kort sikt , er det lettere å bare sende inn dokumenter i en mappe . Derfor , hvis folk som trenger å se disse dokumentene ikke er geografisk fordelt, kan dokumentskanning være unødvendig.
Langsiktig Convenience

Men skanne dokumenter setter dem på en datamaskin , og disse filene kan deretter raskt sendt til mennesker over hele verden , eller disse dokumentene raskt kan bli funnet på sak - til-sak basis.

Kostnader Betraktninger

på den annen side , kan oppbevaring av papir bli billigere , hvis du ikke har mye papir å lagre . En arkivskap er mye rimeligere enn en filserver i form av både innledende kostnader og langsiktig vedlikehold .
Security

Totalt sett er et mer fornuftig valg å skanne minst de viktige dokumenter og lagre dem eksternt , slik at du ikke mister disse dokumentene i tilfelle brann eller tyveri .
ved hjelp av en kombinasjon

du kan også holde dokumentene i et arkivskap og deretter skanne dem når du trenger det. Det er vanligvis ikke nødvendig å gå utelukkende med en tilnærming .